E-Mail als Kollaborationstool? Besser nicht, meint Tim Miksa. In diesem Gastbeitrag zeigt er Auswege aus dem "Mail Jail", der E-Mail-Falle

Zusammenarbeit im Team: Auswege aus der E-Mail-Falle

Warum sich E-Mails nicht als Kollaborationstool in Unternehmen eignen

E-Mail als Kollaborationstool? Besser nicht, meint Tim Mikša. In diesem Gastbeitrag zeigt er Auswege aus dem "Mail Jail", der E-Mail-Falle

E-Mail als Kollaborationstool? Besser nicht, meint Tim Mikša. In diesem Gastbeitrag zeigt er Auswege aus dem „Mail Jail“, der E-Mail-Falle.

Kennen Sie das auch aus dem Job, diese E-Mails mit ellenlangem „RE: RE: AW: RE: AW: AW: RE: RE: RE:“-Betreff? Bei denen irgendwann immer einer aus dem Verteiler herausfällt und, unbemerkt von den anderen, nichts mehr mitbekommt? Oder jemand anders irgendwann weiter im Verlauf eine persönliche Nachricht findet, die für niemand anderen als den direkten Empfänger gedacht war? E-Mails werden immer noch häufig als das Medium zur internen Abstimmung in Unternehmen eingesetzt. Dabei gibt es längst viel bessere, effizientere und sicherere Lösungen.

Doch wenn Unternehmen digitale (Kommunikations-) Strategien entwickeln, sind sie meistens voll und ganz auf die Außenwirkung fokussiert. Dabei muss man sich häufig zunächst die internen Strukturen anschauen: Wie funktioniert die Abstimmung? Wer ist zuständig für was? Wie können wir Contentsilos aufbrechen, um gemeinsam die Ressourcen wirkungsvoller zu nutzen? – Solche Fragen sind also ganz zwangsläufig Teil meiner Beratungspraxis. Doch für die Umsetzung in größeren Firmen braucht man Spezialwissen. Tim Mikša ist ein Spezialist für interne Kommunikation und Kollaboration. In diesem Beitrag führt er aus, warum E-Mails als Kollaborationstool nicht geeignet sind und was Unternehmen tun können, um der E-Mail-Falle zu entfliehen. – Kerstin Hoffmann

Gastbeitrag von Tim Mikša

„E-Mail gut?“ oder „E-Mail schlecht?“: In regelmäßigen Abständen polarisiert dieses Thema in den Medien und in sozialen Netzwerken die verschiedenen Parteien. Mal ist es getrieben von der Zero-E-Mail-Front und mal durch unbeholfenen Unternehmensaktionismus wie beispielsweise letztens von Daimler: Das Tool „Mail on Holiday“ ermöglicht Mitarbeitenden des Autoherstellers, individuell zu entscheiden, ob eingehende E-Mails während ihrer Abwesenheit gelöscht werden. Ziel des Tools soll es sein, den Einzelnen vor Stress durch die E-Mail-Flut bei seiner Rückkehr zu schützen. Man kann nur erahnen, welchen Stress und Arbeit es für die Kollegen bedeutet, die – falls sie vorher nicht wussten, ob das Tool beim entsprechenden Kollegen aktiviert ist – als Antwort lediglich die Information erhalten, dass ihre Mail gelöscht wurde.

Man mag davon halten was man will. Klar ist, dass die E-Mail in erster Linie eben einfach ein Medium ist. Ein Medium, das sich für manche Anwendungsfälle besser eignet als für andere. Eine Pauschalverurteilung hilft da wenig weiter, schon allein deswegen, weil das Werkzeug global akzeptiert und genutzt wird.

Betrachten wir die E-Mail jedoch mal durch die Kollaborationsbrille. Wie geeignet ist die Technologie beispielsweise für standortübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation?

E-Mail-Kollaboration ist ein Zeitfresser

Bevor eine E-Mail mit dem Zweck der Zusammenarbeit versendet wird, muss sich der Verfassende folgende Fragen stellen: An wen schreibe ich die E-Mail? Was will ich eigentlich erreichen? Welchen Ton lege ich an den Tag? Wen setze ich in CC und wen lieber in BCC? Habe ich das soeben bearbeitete Dokument wieder eingecheckt? Soll ich einen Link zum Dokument im DMS mitschicken oder lieber als Anhang?

Langer Text, unklare Aussagen und viele offene Fragen: Den Empfängern juckt es schon in den Fingern, einfach mit „tl;dr“ (too long; didn’t read) zu antworten. Dann noch eine Datei, an deren Namen “Extrakopie” angefügt ist. Außerdem wurde ein Kollege vergessen; er war wohl noch nicht im Verteiler. Und schon befinden wir uns in der klassischen Situation, die man E-Mail-Kollaboration nennt. Zugespitzt könnte man sie auch “Mikrokosmos Mail-Management” nennen.

Es geht nicht mehr ums eigentliche Ziel, die gemeinsame Arbeit an einem Projekt, sondern um das möglichst effiziente Abarbeiten von E-Mails. Dabei wird dann gerne hingenommen, dass wichtige Informationen und damit Wissen in Postfächern stecken bleiben und nicht mit dem ganzen Unternehmen kommuniziert werden. Auch für kreative Prozesse ist E-Mail ungeeignet. Es gibt zielführendere Wege als Diskussionen per „AW: AW: AW: AW: AW: AW: …“!

E-Mail als Aufgabenverteilungs- und Erpressungstool

Die E-Mail hat die Geschwindigkeit der schriftlichen Kommunikation im Unternehmen drastisch erhöht. Ohne viel Aufwand können Mails weitergeleitet werden. Nur selten wird dabei daran gedacht, den Empfänger darüber zu informieren, ob der Inhalt nur zur Kenntnis zu nehmen ist oder ob es sich hierbei um die Weitergabe einer Aufgabe handelt. Unklarheit und Chaos sind programmiert.

Nicht selten ist in Besprechungen zu hören: „Wie, das Thema wurde noch nicht angegangen? Das habe ich Ihnen allen doch per Mail weitergeleitet!“ Und als „Beweis“ wird diese gleich nochmal versendet, selbstverständlich mit einer noch längeren Empfängerliste. Jemand wird sich schon angesprochen fühlen, oder auch nicht.

Komfortzone Outlook

Da E-Mail in den meisten Unternehmen das Standard-Tool für Kommunikation ist, wird es vom Großteil der Mitarbeitenden akzeptiert. Es lässt sich beobachten, dass viele Menschen täglich als erstes ihr E-Mail-Programm öffnen, denn „da findet schließlich die Arbeit statt!“ Und verübeln kann man das Verhalten nicht. Das bedeutet aber auch, dass es schwierig ist aus dieser Art zu arbeiten auszubrechen.

Es gibt viele Hersteller von Kollaborationssoftware, die E-Mail Digests der täglichen Aktivitäten in die Postfächer schicken. Das sorgt immerhin dafür, dass die hartnäckigen E-Mail-Fans nicht vom Informationsstrom abgeschnitten werden. Andererseits untermauert das schnell den Status Quo gemäß der Meinung „Wenn ich doch alles per E-Mail bekomme, muss ich mich doch nicht extra noch auf einer Plattform anmelden!“

Vorbereitung für den Ausbruch aus dem „Mail Jail“

Was können Unternehmen tun, damit der Ausbruch aus der Kollaboration per E-Mail gelingt? Ein paar Anregungen aus der Praxis:

1. Aufklären und Hilfestellungen für den Umgang mit E-Mails geben, z.B.

  • Für welche Anwendungsfälle ist E-Mail das geeignete Tool?
  • Wie gehe ich mit E-Mails um, wie schnell muss ich reagieren?

2. Vereinbarungen treffen, wie E-Mail im Unternehmen eingesetzt wird, z.B.

  • Welche Informationen gehören in eine Mail, damit der Empfänger weiß, wie er damit umzugehen hat?
  • Wann werden weitere Empfänger in CC aufgenommen?

3. Möglichkeiten für echte digitale Kollaboration bieten, z.B.

  • Kollaboration und digitale Zusammenarbeit gehören auf entsprechend geeignete Plattformen, wie z.B. Microsoft SharePoint oder IBM Connections
  • Die ad-hoc 1:1 Kommunikation zwischen zwei Mitarbeitern per Messenger ermöglichen.

E-Mail ist kein Kollaborationstool sondern ein Kollaborationshemmer. Die Technologie sollte man aber nicht pauschal als schlecht bezeichnen. Es ist eine Frage der Anwendung: Oder kritisieren Sie beispielsweise an Microsoft Word die beschränkten Möglichkeiten zur Videobearbeitung? Alles für seinen Zweck.

Kollaborationssoftware für digitale Zusammenarbeit nutzen

Warum E-Mail kein Kollaborationswerkzeug ist, wissen Sie jetzt. Aber wie arbeiten Sie stattdessen in Zukunft erfolgreich digital zusammen? Es existiert mittlerweile unzählige spezielle Kollaborationssoftware. Einen Überblick darüber zu geben würde den Umfang dieses Artikel deutlich übersteigen. Außerdem würde Ihnen dies herzlich wenig nützen, denn nicht die Software macht Unternehmen produktiver, sondern die zielgerichtete Anwendung unter Einbeziehung der Anwender-Bedürfnisse und der Unternehmens- bzw. Organisationsziele.

Völlig gleich, ob ein Unternehmen umfassende Kollaborationsplattformen wie Microsoft SharePoint, IBM Connections oder die Point Solution eines kleineren Social Network Anbieters einsetzt: Vor jeder Tool-Entscheidung muss analysiert werden, ob und wo Mehrwerte durch digitale Kollaboration generiert werden können und was für eine erfolgreiche Einführung notwendig sein wird. Grundsätzlich empfiehlt sich ein strategisches Vorgehensmodell, welches unter anderem folgende Fragen beantworten sollte:

* Wie arbeiten verschiedene Mitarbeitergruppen heute zusammen?

* Was sind Informationsbedarfe dieser Gruppen?

* Wie wird zwischen Hierarchiestufen kommuniziert?

* Was ist der Unternehmenszweck und wodurch wird Umsatz generiert?

* Wie sieht das Zielsystem aus?

* Wie werden Mitarbeiter geführt (z. B. Zielvorgaben)?

* Wie sieht die IT-Landschaft aus?

* Welche Mitarbeiterschichten haben PC-Arbeitsplätze und welche nicht?

* ….

Diese Liste gibt einen ersten Einblick, welche Fragen sich Unternehmen gestellt haben, die heute erfolgreich Kollaborationssoftware für digitale Zusammenarbeit einsetzen. Und nun sind Sie an der Reihe!

Tim MikšaDer Autor: Tim Mikša gehört zu den Vordenkern des Social Workplace und ist Experte für Enterprise 2.0. Als Gründer und CEO von netmedia verantwortet er die Strategieberatung und hilft Unternehmen auf dem Weg ins sozialvernetzte Arbeitszeitalter. Seine Themen sind der digitale Arbeitsplatz der Zukunft, effektive Social Business Strategien und neue Führungskonzepte durch Leadership 2.0. Als Netzwerker treiben ihn interessante Dialoge, neue Kontakte und spannende Ideen an. Twitter: @timmiksa. Website: www.netmedia.de

Dr. Kerstin Hoffmann
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3 Kommentare
  1. Fritz Raddatz sagte:

    Bin zwar kein Unternehmen im eigentlichen Sinne-nur das Problem von ueberlangen nichtssagenden Angebotsmails sind mir schon lange-ein Dorn im Auge.

    Werde mir erlauben-Ihren Betrag mit Nennung des Authors auf meinem Blog zu reposten.

    Der Content passt zu meinen Themen: Marketing-Promotion.

    Gruss aus Ploen.
    Fritz Raddatz
    Ps.: Kaempf mit den Tuecken der US-Notbook-Tastatur.

  2. Kerstin Hoffmann sagte:

    Danke für das Lob. Den Text werden Sie aber bitte auf keinen Fall rebloggen. Alle Texte hier stehen unter Copyright, und eine anderweitige Verwertung ohne Absprache ist mithin ein Verstoß gegen das Urheberrecht.

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