Meine persönlichen 5 Taktiken gegen die digitale Überlastung im Alltag – mit Tooltipps und Links

Illustration: Stokkete/Shutterstock

E-Mails, Anrufe, Facebook, Twitter, Newsletter, RSS-Feeds, Push-Benachrichtigungen, App-Updates, Terminerinnerungen, WhatsApp-Nachrichten, Anfragen in Messengern: All das prasselt täglich auf uns ein. Und dann will und muss man sich ja auch mindestens im eigenen und einigen angrenzenden Fachgebieten auf dem Laufenden halten. Das heißt, Sie müssen den verschiedenen Links und Verweisen aus Ihren Abos, Timelines, Tageszeitungen, Fachmagazinen, Newslettern auch folgen. Sie wollen Social-Media-Postings, Artikel, Videos und Podcasts wiederfinden, die Sie sich irgendwo hingelegt haben. Vor allem aber brauchen Sie dann auch noch die Zeit, um sich tatsächlich diese Inhalte anzuschauen, sie zu lesen und gegebenenfalls weiterzuverarbeiten. Was an ruhigen Tagen vielleicht noch so gerade klappt, ist während Dienstreisen, Messen und großen Projekten oft kaum noch durchzuhalten.

„Wie schaffen Sie das eigentlich selbst alles?“ lautet daher auch eine der Fragen, die mir am häufigsten gestellt werden; insbesondere dann, wenn ich mit einzelnen Persönlichkeiten oder mit Teams an Personenmarkenstrategien arbeite. Denn „Personenmarke“ bedeutet immer zugleich: Ein vergleichsweise großer Teil sowohl der digitalen als auch der direkten physischen Kommunikation muss von der betreffenden Person selbst geleistet werden. Personenmarke ohne persönliches Engagement geht nun einmal nicht.

Manchmal finde ich es, ehrlich gesagt, auch alles ziemlich viel. Wenn ich mehrere Tage hintereinander sehr früh morgens aufstehen und zu Terminen fahren muss oder einen Ganztagsberatung nach der anderen absolviere, dann bleibt auch schon einmal einiges liegen, das sonst zur täglichen Routine gehört. Eben weil meine Arbeitsabläufe im digitalen Alltag über lange Zeit eingeübt und für mich selbst perfektioniert sind, komme ich aber nie wirklich heraus, sondern schaffe immer wieder den Anschluss an mich selbst, sozusagen. Zum Glück habe ich für alle Arbeiten, die ich nicht persönlich erledigen muss, ein Backoffice, und das brauche ich auch. So laufen hier etwa alle Telefonanrufe auf, wenn dass ich mir Zeiten zum konzentrierten Arbeiten freihalte, und es ist jemand erreichbar, wenn ich anderweitig beschäftigt bin.

Im vorigen Beitrag habe ich bereits 7 Auswege aus der täglichen Überlastung vorgestellt. Hier versuche ich nun zu beschreiben, wie mein typischer Alltag in und mit der digitalen Kommunikation aussieht und welche Tools sowie Arbeitsmittel ich dabei einsetze.

1. Zeitfenster für verschiedene Aufgaben definieren 

Morgens: News-Check & Links für den Tag verteilen

Viele Menschen nehmen morgens als erstes die Tageszeitung zur Hand. Bei mir ist es das iPad. Ich verschaffe mir bei meiner ersten Tasse Tee einen gründlichen Überblick über die Neuigkeiten in den Medien und den Blogs und sozialen Netzwerken. Dazu lese ich verschiedene Online-Magazine und News-Aggregatoren, etwa Flipboard und Refind. Die regionalen News kommen früh morgens per WhatsApp von der Rheinischen Post als Aufwacher-Podcast und dann noch ein- bis zweimal am Tag als Textlinks.

Auch was mein virtuelles Netzwerk in der Nacht oder am frühen Morgen bereits verbreitet hat, sehe ich so auf den ersten Blick.

RSS-Feeds habe ich bei Buffer abonniert, wo ich besonders interessante Links, die ich mit anderen teilen möchte, gleich in die Warteschlange legen kann. Von dort werden sie zu zuvor definierten Zeitpunkten automatisch gepostet. Das ist für mich der wichtigste und gründlichste Überblick des Tages.

Beginn des Arbeitstages: E-Mail- und Newsletter-Check

Mein eigentlicher Arbeitstag am Schreibtisch beginnt mit meinen E-Mails und Newslettern. Alles, was sofort beantwortet und erledigt werden kann, erledige ich sofort. Ich aktualisiere meinen Kalender und schaue, welche Termine vorzubereiten oder zu ändern sind. Das gilt auch, wenn ich unterwegs und im Hotel bin oder morgens schon am Flughafen-Gate oder im Zug sitze.

Mittags und vor dem Feierabend: erneuter Social-Media-Check

Wenn ich im Büro sitze, schaue ich zwischendurch immer einmal wieder in die sozialen Netzwerke hinein, vor allem in Facebook und Twitter. Wenn ich jedoch Beratungstage habe oder konzentriert an etwas schreibe, beschränke ich das auf wenige Slots am Tag und lasse mich nicht dauernd ablenken. Außer, es kommen wichtige Push-Nachrichten oder News herein. Dazu unten mehr.

Regelmäßige Schreibtermine im Kalender

Alles, was über einen längeren Zeitraum oder regelmäßig geschrieben werden muss, hat ebenfalls feste Zeitfenster. So reserviere ich mir für Blogbeiträge und Newsletter meistens eine bis zwei Stunden am Freitagvormittag. Sind dann Kundentermine oder Dienstreisen, verschiebe ich den Termin auf einen anderen Tag, wo es hineinpasst. Ohnehin ist es für die eigenen Publikationen mit nur einer oder zwei Stunden nicht getan. Die restlichen Zeiten schiebe ich flexibel ein; aber zumindest ein Grundstock ist so schon einmal fest eingeplant.

Schreibe ich gerade an einem Buch, dann fange ich morgens eine Stunde eher an und trage das ebenfalls in den Kalender ein. Ich kalkuliere so, dass es auch komfortabel klappt, wenn ich nicht jeden Tag dazu komme. Nur im Notfall nutze ich Wochenenden zum Ausweichen.

Tools und Quellen

 2. Lotsen suchen

Die Auswahl dessen, was ich an Neuigkeiten, interessanten Links und Nachrichten bekomme, ergibt sich nicht allein zufällig aus meiner Filterblase. Ich habe mir bewusst aus verschiedenen Fachgebieten andere Menschen ausgesucht, die ich als Autoritäten ansehe und deren Informationen ich besondere Aufmerksamkeit widme. Diese Auswahl ist nicht statisch, sondern verändert sich, auch abhängig davon, was mich gerade besonders interessiert.

So muss ich nicht alles selbst lesen und sichten, was mir in die Timelines gespült wird, sondern orientiere mich an der Vorselektion und Bewertung meiner ausgewählten Vertrauenspersonen. Trotzdem schaue ich rechts und links, um nicht nur in meiner engeren Filterblase zu bleiben. Serendipidität spielt da eine entscheidende Rolle. So kommen auch immer neue Quellen hinzu, andere fallen dafür weg.

Quellen

 3. Erledigen, vorsortieren und ablegen

Generell gilt: Alles, was ich sofort erledigen kann, steht nicht mehr auf dem Zettel. Deswegen beantworte ich E-Mails und Nachrichten, für die kein größerer Aufwand erforderlich ist, so zeitnah wie möglich – oft zum Erstaunen der Absender übrigens, wie ich immer wieder feststelle. ;-)

Newsletter vorsortieren

Die bereits erwähnten Newsletter werden in meinem Outlook-E-Mail-Client direkt in entsprechende Ordner per Filterregeln sortiert, die ich in der Regel nur einmal am Tag durchsehe. Diese Filterregel richte ich für jeden neu abonnierten Newsletter direkt ein. So lenken sie mich nicht im Posteingang von aktuellen E-Mails ab. Auch einen Archiv-Ordner habe ich – und natürlich eine regelmäßige Datensicherung. Lästige unbestellte Newsletter werden direkt deabonniert, und die Absender sperre ich meistens auch direkt.

Facebook-Postings speichern

Jeder kennt wohl das Phänomen, dass interessante Postings auf Facebook nach dem Aktualisieren gleich wieder weg sind. Deswegen habe ich mir angewöhnt, interessante Beiträge, die ich wiederfinden will, gleich mit „Beitrag speichern“ zu sichern (kleiner Pfeil rechts oben an jedem Posting). Allerdings muss man dann auch diszipliniert genug sein, die Sachen später woanders systematisch zu sichern. Damit – *räusper* – hapert es bei mir auch etwas. Zuweilen muss ich also etwas länger suchen, und ich hoffe immer, dass Facebook niemals alle meine gespeicherten Postings löscht. ;-)

Was ich teilen will: sofort zu Buffer

Alles, was ich im Netz lese und weitergeben will, verteile ich sofort in Buffer auf meine verschiedenen Seiten und Profile – je nachdem, wo es hingehört. Dabei mache ich keine wahllosen Cross-Postings, sondern formuliere für Twitter anders als für meine Facebook-Fanpage. LinkedIn (und momentan zumindest noch) Google+ bespiele ich dabei nur so mit. (Meinen persönlichen Facebook-Account bespiele ich nicht über Buffer, sondern interagiere hier ausschließlich direkt.)

Alle interessanten Links zu Flipboard

Links aus Twitter, Newslettern, Nachrichtenquellen undsoweiter: Was ich selbst noch einmal lesen will, speichere ich gut geordnet im Bookmarking- und Content-Curation-Dienst Flipboard. Allerdings kann man hier die Links auch nicht exportieren. Besonders Wichtiges wandert daher zu Google Keep, meiner Notizen-App auf dem iPhone, die ich auch im Browser abrufen kann.

Tools
Outlook for Mac (Office365)
Facebook (iPhone- und iPad-App und im Browser)
Buffer 
Flipboard (Link zu meinen Magazinen)
Google Keep

4. Informationen, Ideen und Notizen sammeln

Spontane Ideen, die mir unterwegs einfallen, notiere ich in der eingebauten App „Notizen“ auf meinem iPhone, dem iPad oder auf dem MacBook. Sie sind mit iCloud synchronisiert und daher auch allen Geräten verfügbar. Hier muss ich aber regelmäßig aufräumen, damit es nicht unübersichtlich wird. Abgearbeitetes verschwindet hier also wieder.

To-do-Listen (und viele andere Pläne und Listen, etwa Redaktionspläne) pflege ich auf Trello.

Alles, was ich ansonsten behalten will, schreibe ich in die Notiz-App von Google, Google Keep. Vor allem speichere ich hier auch einfach Fotos ab, etwa von Visitenkarten, Produkten oder was immer ich mir merken will.

Alle Ideen zu Blogbeiträgen lege ich direkt als Artikel in meinen Blogs ab: Provisorische Überschrift als Merker für das Thema, sowie Stichworte und ggf. schon eine Gliederung.

Sehr viel nutze ich zudem Google Docs, nicht nur für die Zusammenarbeit mit anderen, sondern auch für die eigene Organisation. Beispiel: Mein Mann und ich schauen in unserer Freizeit gerne Serien und Filme auf Netflix und Amazon Video. Dafür haben wir eine gemeinsame Tabelle in Google Docs, in der wir die bereits gesehenen Serien eintragen – wann und wo wir sie geschaut haben und bei welcher Staffel wir derzeit sind. Ansonsten verliert man nämlich schnell den Überblick.

Tools
Trello
Notizen auf dem iPhone/iPad/Mac
Google Keep
WordPress (z. B. für das Blog PR-Doktor)
Google Docs

5. Ausgewählte und wenige Push-Nachrichten zulassen

Damit in den sozialen Netzwerken nichts untergeht oder zu lange liegenbleibt, habe ich (und das ist mittlerweile eines meiner wichtigsten Tools) Engage von Fanpage-Karma. Hier bekomme ich eine E-Mail über alle wichtigen Erwähnungen, Kommentare und Nachrichten auf/zu meinen Profilen und Seiten. Besonders für Facebook-Fanpages ist das wichtig, weil hier die „eingebaute“ Benachrichtigung im Business-Manager momentan nicht funktioniert. Auch bei Instagram schaue ich zwar öfter hinein, bekomme aber auch Benachrichtigen über Kommentare. Gleiches gilt für Twitter-Direktnachrichten.

Der Facebook-Messenger und die Direktnachrichten bei Twitter sind auf meinem iPhone auf Ton- und Symbolbenachrichtigung gestellt. Das Gleiche gilt für WhatsApp. Auch E-Mails werden alle fünf Minuten abgerufen und erzeugen ein optisches und akustisches Signal.

Nur zwei Newsquellen habe ich zur Zeit als Push abonniert: die News aus der Focus App (die derzeit meiner Wahrnehmung nach die schnellste ist, auch wenn ich journalistisch andere Angebote besser finde) und den WhatsApp-Dienst von RP Online.

Tools und Quellen
Engage von Fanpage Karma
Facebook-Messenger (iPhone und Browser)
Twitter-App (iPhone)
WhatsApp ( (iPhone und WhatsApp for Web)
Focus App
WhatsApp-Dienst von RP-Online

Noch ein Wort zu WhatsApp: Der Messenger steht zur Zeit aus datenschutzrechtlichen Gründen stark in der Kritik, weil er auf das Adressbuch zugreift. Ich habe daher auf meinem iPhone tatsächlich keine (Geschäfts-)Kontakte gespeichert, die selbst nicht ausdrücklich per WhatsApp mit mir kommunizieren wollen.

Genutzte Geräte

Für alle in diesem Beitrag genannten Aufgaben verwende ich die folgenden Geräte

  • iPad Air 2
  • iPhone 8 Plus
  • MacBook Pro mit angeschlossenem 27-Zoll-Thunderbolt-Monitor (Büro)
  • MacBook (unterwegs)

Das war nur ein kleiner Ausschnitt …

… aus den vielen Strategien, Taktiken und Tools, mit denen ich mir den (digitalen) Alltag erleichtere. So würde es beispielsweise den Rahmen sprengen, hier noch das komplette Setup für die Kollaboration im Team, für meine eigene Contentstrategie oder für meine Kundendatenbank (erst recht angesichts der aktuellen Anforderungen bezüglich der DSGVO) aufzuzeigen. Vielleicht greife ich solche Themen später noch einmal einzeln gesondert auf.

… und wie läuft das bei Ihnen?

Aber jetzt bin ich gespannt: Wie organisieren Sie Ihre digitalen Informationen? Wie schützen Sie sich vor Überlastung? Wenn Sie Ergänzungen oder Anregungen dazu haben: Ich freue mich sehr davon zu hören, mit welchen Strategien Sie arbeiten. Haben Sie einen Tipp, spezielle Tools oder einen besonderen Trick? Oder vielleicht auch eine leidvolle Erfahrung? Bitte nutzen Sie die Kommentarfunktion unter diesem Beitrag.

Dr. Kerstin Hoffmann

Dr. Kerstin Hoffmann

Hier im PR-Doktor teile ich mein Wissen und meine Erfahrung aus mehr als 20 Jahren in der Unternehmenskommunikation. – Ich halte Keynotes und Vorträge und berate Unternehmen sowie Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens in Kommunikationsstrategien, Content-Marketing und Social Media. Ichschreibe Bücher und lehre an einer deutschen Universität.

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Hinweis: Dieser Beitrag ist bereits vor einiger Zeit einmal in Kurzfassung als Newsletter erschienen. Ich habe ihn hier erweitert und komplett überarbeitet.

  2 comments for “Meine persönlichen 5 Taktiken gegen die digitale Überlastung im Alltag – mit Tooltipps und Links

  1. 4. April 2018 at 09:12

    Hi Kerstin,

    eine beeindruckende Sammlung an Tools – da schau ich mir mal einiges an.
    Bei Deinem Thema „Lotsen“ fiel mir piqd ein – https://www.piqd.de . Hier ist für einen Themenbereich nicht nur eine Person verantwortlich, sonderen mehrere, die dann mit Kommentar/Begründung u. Ä. Artikel vorschlagen. Da stehen also Einzelne mit Gesicht und Namen dafür, was sie empfehlen. Ich finde das ein sehr gutes Prinzip. Vielleicht ja auch für Dich interessant.

    Liebe Grüße
    Heike

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