Online-Workshop ‘Neue Website’, Folge 5 CMS: Wie kommen Ihre Inhalte ins Netz?

Gastbeitrag von Oliver Steinke

So finden Sie das richtige Content-Management-System für Ihr Onlineprojekt

Die Frage, ob Sie Ihre Firmen- oder Projektwebsite mit einem Content-Management-System (CMS) erstellen sollten, ist schnell geklärt. Meine Antwort lautet: „Ja“. Zu groß sind die Vorteile, die es bietet.

Die Frage nach dem richtigen CMS lässt sich hingegen fast eben so schwer beantworten, wie die Frage nach dem Sinn des Lebens. Selbst wenn also heute nicht mehr darüber diskutiert werden muss, ob eine Firmen- oder Projektwebsite damit aufgebaut wird, ist das optimale Content-Management-System für Ihr individuelles Projekt noch lange nicht gefunden.

Dieser Artikel befasst sich mit den Fragen, die Sie sich stellen sollten um eine möglichst optimale Auswahl zu treffen.

Wie viel CMS braucht Ihr Unternehmen?

Vielleicht haben sie bereits von Produkten wie WordPress, Joomla, TYPO3 oder Drupal gehört. Aber kennen Sie auch FirstSpirit, Infosite oder Imperia? Wussten Sie gar, dass auch SAP Sie nicht im Regen stehen lässt, wenn sie nach einem CMS fragen?

Welches in Frage kommt, hat übrigens nicht unmittelbar mit der Größe Ihrer Firma oder der Anzahl der Mitarbeiter zu tun. Es richtet sich vielmehr nach den Anforderungen, die Sie an das neue Webprojekt stellen:

  • Wollen Sie über Ihr Projekt/Unternehmen umfänglich und mutimedial informieren?
  • Wollen Sie in Zukunft auch gleich in das Social Web (Web 2.0) einsteigen?
  • Sollen rechtsverbindliche Transaktionen über die Website abgewickelt werden?
  • Soll das CMS in verschiedenen Publikationsbereichen eingesetzt werden? Möchten Sie also mit dem CMS nicht nur Ihren Internetauftritt sondern auch Ihr Intranet gestalten oder Ihr Call Center mit Informationen versorgen?
  • Sollen andere Softwareprodukte, beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem oder SAP, eingebunden werde?
  • Muss das CMS mandantenfähig sein? Werden also unter einem CMS-Dach eigene –  auch administrative – CMS-Instanzen benötigt?
  • Haben Sie Daten, die migriert (also in das neue System übertragen) werden müssen?

Diese Auflistung ist natürlich nur exemplarisch, zeigt aber, dass die Planung im Vorfeld für den weiteren Prozess unerlässlich ist. Machen Sie eine Ist-Analyse. Planen Sie dann, durchaus auch in mehreren Schritten, das weitere Vorgehen. Die selbst gesetzten Ziele müssen erreichbar sein. Holen Sie sich für Ihr Projekt ggf. professionelle Hilfe. Der Mehraufwand rentiert sich meistens schon nach kurzer Zeit!

Open Source

Wir unterteilen grob erst einmal zwischen Content-Management-Systemen auf Open Source Basis und lizenzierten Lösungen. Als Open Source bezeichnet man Software, deren Programmiercode frei zugänglich ist. Jeder kann sich an der Entwicklung beteiligen. So werden Open Source Produkt häufig weltweit von einer großen „Gemeinde“  permanent optimiert, fortentwickelt oder bei Bedarf individualisiert. Dies alles steht Ihnen erst einmal kostenlos und zur weiteren Anpassung zur Verfügung.

Weit verbreitete Open-Source Content-Management-Systeme sind beispielsweise TYPO3, Joomla oder WordPress. In vielen, wenn nicht in den meisten Fällen, wird ein solches CMS mehr als genug Möglichkeiten bieten, Ihr Vorhaben vollumfänglich, individuell und zukunftsfähig darzustellen. Systeme wie WordPress sind modular aufgebaut und das Internet ist voll von Softwareergänzungen (PlugIns), die sich leicht an das Basissystem andocken lassen. Sie brauchen beispielsweise eine Bildverwaltung und ein leistungsfähiges Tool um Ihre Bildergalerien darzustellen? Kein Problem, WordPress bietet diesbezüglich zahllose  Erweiterungen. Gleiches gilt für Formulare, Suchmaschinenoptimierung, Datensicherung und zahlreiche andere Themenbereiche.

Was aber tun, wenn Sie von all diesen Dingen keine Ahnung haben, Ihnen die Zeit fehlt oder aber spezielle CMS-Funktionalitäten nicht verfügbar sind? Ebenfalls kein Problem! Viele Unternehmen haben sich darauf spezialisiert, auf Basis von Open-Source-Produkten Leistungen anzubieten. Sie werden von der Projektplanung bis zur Realisierung  betreut, Ihre Anforderungen können auf Grundlage von Joomla, TYPO3, WordPress oder einem anderen Open-Source-CMS Ihren individuellen Bedürfnissen angepasst werden.

Lizenzierte CMS Lösungen

Im Gegensatz dazu werden lizenzierte CMS-Systeme in der Regel exklusiv von Firmen als eigene Softwareentwicklung angeboten und sind meist kostenpflichtig. Preise und Preismodelle, also Abrechnung nach Arbeitsplatzlizenzen, Menge der Inhalte, Anzahl der Mandanten oder nach anderen Kriterien sind häufige Kalkulationsgrundlagen. Achten Sie hier bitte auf versteckte Kosten!

Oftmals haben sich Anbieter lizenzierter Content-Management-Systeme auf bestimmte Branchen oder typische Anwendungen spezialisiert. Bei Ihrer Recherche werden Sie anhand der Referenzen schnell merken, ob ein Anbieter beispielsweise viele Städte und Gemeinden zu seinen Kunden zählt oder etwa Betreiber von Webshops . Scheuen Sie sich nicht andere Personen, Institutionen oder Firmen anzusprechen, die vergleichbare Aufgabenstellungen wie sie haben, oder deren Webseiten Sie ansprechend finden. Sie werden feststellen, dass Ihnen meist bereitwillig Auskünfte über Vor- und Nachteile des CMS und über die Anbieterfirma gegeben werden. Machen Sie trotzdem Ihre eigenen Erfahrungen und fragen Sie auch beim Dienstleister genau nach.

Transparenz, Nachhaltigkeit und nicht zuletzt Sympathie spielen gerade bei Auswahl des richtigen Anbieters eines lizenzierten CMS eine entscheidende Rolle.

  • Vertraue ich dem Anbieter?
  • Wie lange ist er mit dem Produkt schon am Markt?
  • Wie groß ist die Firma?
  • Wo ist der Firmensitz? Ist eine notwendige oder gewünschte persönliche Betreuung aufgrund einer großen räumlichen Distanz problematisch?
  • Ist für mich als Kunden eine nachhaltige Entwicklung und Betreuung durch den Anbieter des CMS-Systems erkennbar?
  • Ist durch meine Anforderungen die Entwicklung des CMS sogar beeinflussbar? Fließen meine Ideen in Zukunft also mit in das Produkt ein?

Daran sollten Sie bitte ebenfalls denken

Nach der Ist-Analyse und der Erstellung Ihres Aufgabenkataloges für die neue Website gilt es,  verschiedene Angebote einzuholen und sich solche CMS-Lösungen durch den Anbieter präsentieren zu lassen, die grundsätzlich technisch in Frage kommen. Neben den eigentlichen Funktionalitäten und den schon oben genannten weichen Faktoren spielen bei der Auswahl natürlich auch Fragen zur technischen Peripherie und rechtliche Aspekte eine Rolle:

  • Wo werden die Systeme gehostet? Eigener Server, Server des CMS-Anbieters, externe Anbieter? Welche serverseitigen Anforderungen müssen erfüllt sein?
  • Gibt es Datensicherungskonzepte?
  • Welcher Support wird zu welchen Zeiten angeboten?
  • Wie sehen Reaktionszeiten im Notfall aus?
  • Wie ist die Gewährleistung geregelt?

Diese und alle anderen Fragen sollten Sie möglichst mit allen Beteiligten klären. Binden Sie Ihre EDV-Abteilung, Ihre Marketingfachleute und die Zuständigen für das Budget also frühzeitig in die Gespräche mit dem CMS-Anbieter ein. Lassen Sie die Vertragsentwürfe prüfen.

Kosten

Die Kosten für ein CMS können zwischen ein paar hundert Euro für Installation und Hosting für eine kleine Open-Source-Lösung bis zu mehreren Hunderttausend Euro für sehr große und spezielle Lösungen liegen. Nochmals: Achten Sie hier auf möglichst große Kostentransparenz, um  versteckte Kosten zu vermeiden.

Fazit

Wie oben beschrieben bieten moderne Open-Source-Produkte heute erstaunlich viel. Auch wenn Sie umfangreiche ansprechende Lösungen suchen, liegen Sie hier in vielen Fällen mit WordPress und Co. richtig. Hohe Funktionalität, modulare Erweiterungen, tausende von Layoutvorlagen, Einbindung in das Social Web, individuelle Anpassungsmöglichkeiten und eine weltweite Gemeinschaft, die „Ihr“ CMS pflegt und weiterentwickelt sind schlagende Argumente.

Was nicht heißt, dass lizenzierte CMS Lösungen keine Daseinsberechtigung mehr haben – im Gegenteil. Sie werden oftmals gerade dort eingesetzt, wo spezielle Anforderungen bestehen. Sehr große, umfangreiche und sehr sicherheitsrelevante Projekte von großer Nachhaltigkeit erfordern oft sehr spezielle Lösungen, die mit einem Open-Source-CMS nicht, oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand realisiert werden können.

Die Wahl des richtigen CMS ist nichts, was Sie „zwischen Suppe und Kartoffeln“ erledigen sollten. Oft binden Sie sich aufgrund der entstehenden Aufwände und Kosten mittel- bis langfristig an das Produkt und damit meist auch an den Anbieter. Die genaue Definition Ihrer Ziele, angemessene finanzielle Mittel, die bewusste Auswahl des Produktes und des Partners sind Grundvoraussetzungen für die richtige Wahl. Das ist der Grundstein für den Erfolg und die Nachhaltigkeit ihres Webprojektes.

Quellen:

WordPress: http://wordpress-deutschland.org
Joomla: http://www.joomla.de
TYPO3: http://www.typo3.net
FirstSpirit: http://www.e-spirit.com/de/product/advantage/advantages.html
Infosite: http://www.sitepark.com/mittelstand/produkte_loesungen/online_red.php
Imperia: http://www.imperia.net

Oliver Steinke lebt am Niederrhein und arbeitet hauptberuflich als Online-Redakteur und Web-Koordinator einer großen Ruhrgebietsstadt. Nebenberuflich ist er als selbstständiger Berater für Online-Marketing tätig. Er konzipiert Social-Web-Strategien, realisiert Onlineprojekte und koordiniert Projekte im kommunalen Bereich. Er arbeitet mit großen Content-Management-Systemen im Bereich Internet, Intranet, Call-Center sowie Wissensmanagement und mit Open-Source-Produkten im Bereich Social Web. Seine Website:http://www.oyoeins.de

 

 

Nächste Folge:
6. Webhosting: Wo wohnt Ihre Homepage? (erscheint am Dienstag, 26. April 2011)

Bisher erschienen:
Kostenloser Blog-Workshop “Neue Website”: Stellen Sie vorab Ihre Fragen, bitte!
1. Einleitung: So wird Ihre Website ein Erfolg
2. Strategie: Erst das Ziel, dann die Fahrkarte
3. Vorarbeit: Zeitplan und Entscheidungswege
4. Entscheidung: Website, Blog – oder beides?
5. CMS: Wie kommen Ihre Inhalte ins Netz?


Planen Sie die Website Ihres Unternehmens neu aufzubauen, anders zu gestalten oder textlich zu überarbeiten? Oder wollen Sie Ihre statische Website dynamischer machen und an das Social Web anbinden? Dann ist diese Serie für Sie interessant.
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Die Meinung der Gastautoren muss nicht mit der Meinung der Blog-Betreiberin übereinstimmen.

  11 comments for “Online-Workshop ‘Neue Website’, Folge 5 CMS: Wie kommen Ihre Inhalte ins Netz?

  1. 20. April 2011 at 10:50

    Moin,

    gleich dem ersten Absatz des Gastbeitrages möchte ich doch einmal energisch widersprechen.

    Der normale Freiberufler, der kleine Gewerbetreibende braucht sicher kein CMS um seine Website ins Netz zu hieven.
    Diese Unternehmer haben i.d.R. keine Zeit und keine Lust sich auch noch mit den Tücken eines CMS rumzuschlagen, weil sie mit ihrem Gewerbe/Kanzlei/Praxis/usw. genug zu tun haben.

    Um einmal im Jahr ein Mitarbeiterfoto auszutauschen oder alle zwei Jahre mal die Texte etwas anzupassen braucht es kein CMS.
    Das kann der Webdesigner, der die Site erstellt hat, kostengünstig erledigen.

    Bei einem CMS, auch wenn es in der Anschaffung kostenlos ist, kommen immer noch die Schulungskosten für das Unternehmen hinzu.

    Hat das Unternehmen keine EDV-Abteilung, bekommt der Unternehmer oder ein Mitarbeiter die Schulung.
    Muss nach einem Jahr etwas geändert werden, weiss doch da niemand mehr wie es geht und die Gefahr das was schiefläuft ist relativ groß.
    Dann muss der Webdesigner doch wieder kommen und es wieder richten.

    CMS-Seiten können gehackt werden, bei statischen SItes besteht die Gefahr so gut wie nicht.

    Meiner Meinung nach sind CMS etwas für größere Unternehmen, wo sich die Inhalte der Site ständig ändern, oder für eine technophile Minderheit von Unternehmern, denen sowas Spaß macht.

    Für den normalen, kleineren Unternehmer/Freiberufler macht das i.d.R. keinen Sinn. Die wollen fast immer das man als Webdesigner erreichbar ist und Änderungen zuverlässig durchführen kann. 😉

    Ich kann mich auch des Gefühls nicht erwehren, das viele Agenturen/Webdesigner vor allem den Füllstand ihres Geldbeutels im Auge haben, wenn sie einem Kunden um jeden Preis ein CMS aufschwatzen.

    Gruß
    Klaus

  2. Grit Küste
    20. April 2011 at 16:26

    Hallo,

    mit Spannung habe ich schon den 5. Beitrag erwartet und wurde nicht enttäuscht. Hilft es doch als relativer Techniklaie eine Auswahl zu treffen.

    @Klaus: Ich sehe es nicht so, dass kleine Unternehmen eher starre Seiten bevorzugen ohne CMS – gerade in der Aufbauphase und in Veränderungsprozessen. So ist ja eine neue Website oder neue Blog immer auch ein Prozess – in dem es sich die Unternehmen selten nehmen lassen, Erkenntnisse, die beim Betrieb gewonnen wurden, noch mit einfließen zu lassen. Das kann dann auch bedeuten, dass große Teile der Inhalte noch einmal umgeschrieben werden. So würde ich als Einzelunternehmerin nicht ständig hinter meinem Webmaster hinterherlaufen wollen, um Änderungen vornehmen zu können. CMS macht mich auch zeitlich freier.

    Auf der anderen Seite finde ich, dass starre Websiten für den Besucher eher langweilig wirken. Warum sollte ich, eine Website auf der nichts passiert, öfter besuchen?

    Ich würde generell immer die Entscheidung, ob CMS oder nicht danach wählen, welche Strategie mit der Webesite verfolgt wird und wie viele Mittel zur Verfügung stehen.

    Grundsätzlich wurde ich für mich auf Grund der Flexiblilität immer CMS wählen -man weiß ja nie, ob man nicht die Unternehmensstrategie an aktuelle Geschehnisse anpassen muss – siehe Nahrungswirtschaft. Auch kleine Unternehmen haben Webesiten, auf denen sie sich darstellen und auf aktuelle Geschehnisse schnell reagieren müssen – z. B. „Freude an dioxinfreien Eiern“. 🙂

    VG Grit

  3. 21. April 2011 at 08:48

    Moin Grit,

    leider ist das Problem der „CMS-Jünger dass sie immer von sich und ihren technophilen Vorlieben ausgehen.
    Die meisten Freiberufler/Unternehmer sind aber nur insoweit technophil, als das sie Briefe am PC schreiben, im Internet surfen, nach etwas googeln und E-Mails schreiben und empfangen.

    Wenn was mit dem PC ist rufen sie einen Service, ist was mit der HP kontakten sie den Webdesigner, d.h. sie delegieren das, weil sie weder Zeit noch Lust haben sich damit auseinanderzusetzen.

    Gibt es keine Marketing/EDV-Abteilung, die sich um sowas kümmert, werden Änderungen an den Webdesigner outgesourced, die eigenen wenigen Mitarbeiter haben andere Sachen zu tun.

    Zitat: „Auf der anderen Seite finde ich, dass starre Websiten für den Besucher eher langweilig wirken. Warum sollte ich, eine Website auf der nichts passiert, öfter besuchen?“

    Die meisten wollen mit einer Website Infos für bestehende Kunden vermitteln und/oder neue Kunden anlocken.
    Warum muss da denn unbedingt etwas passieren? Warum sollte ich die Website eines Anwaltes öfter besuchen wollen?
    Habe ich einen passenden Juristen gefunden, z.B. weil die optische Aufmachung der Website angenehm ist, das Bild des Juristen sympatisch wirkt und die Infos so dargestellt sind, das sie mit meinem Problem kompatibel sind, dann komme ich doch höchstens wieder zurück, wenn mir grad Telefonnummer/Adresse nicht einfallen wollen.
    Alles weitere kläre ich doch persönlich mit dem Anwalt.

    Persönlich kenne ich so gut wie keinen kleineren Unternehmer/Freiberufler der noch ein CMS will, wenn er vernünftig über Vor/Nachteile aufgeklärt wird.
    Einhellige Meinung:“Dafür habe ich keine Zeit. Das übernehmen Sie dann bitte!“

    Es wird von vielen Vorteilen geredet, die ein CMS mit sich bringt. Die leider auch vorhandenen Nachteile werden nicht oder nur in kurzen Nebensätzen beiläufig erwähnt.
    Wichtig ist scheinbar jemand die eigenen Präferenzen aufs Auge zu drücken, egal ob das Sinn macht oder nicht. 😉

    Gruß
    Klaus

  4. 21. April 2011 at 09:33

    Hallo,
    ich finde @Oliver und @Klaus haben beide Recht.
    Und das ist auch direkt das Dilemma. Ein CMS ist mit Sicherheit eine gute Sache, aber das kann eine statische Website auch sein. Heutzutage ist es auch kein Hexenwerk mehr, Websites per FTP zuändern.
    Wenn ich mir z.B. die Admin-Oberfläche von Typo3 angucke, ist das schon sehr schwiergig, es sei denn man ist ein ausgewiesener Fachman und das sind die Wenigsten.

    Wie @Oliver schon meinte, ist es also sehr wichtig zu analysieren, was die aktuelle Situation ist und was für die Zukunft notwendig bzw. „Up tp Date“ sein wird. Pauschal kann man überhaupt keine Aussage treffen.

    Wichtig aus meiner Sicht ist, konzeptionell an die Sache heranzugehen und nicht mal eben eine Website(mit oder ohne CMS) dahinzuknallen.
    Denn, was hier noch nicht angesprochen wurde, eine gute Suchmaschinen-Findbarkeit(war bei meinem Website-Projekt und den Top 3 Kriterien) ist überaus wichtig.
    Also, der Teufel steckt im Detail und ein guter Berater ist Gold wert.
    FK

  5. 21. April 2011 at 10:08

    Zitat:“Also, der Teufel steckt im Detail und ein guter Berater ist Gold wert.“

    jau, dem kann ich nur zustimmen.

    Erstbesprechungen dauern meistens so 2-3Std..
    Zuerst gehts dann nicht um:“Wie solls denn aussehen?“, sondern eher um Kundenstruktur, regionale u. überregionale Bezüge, geplante Schwerpunkte in der öffentlichen Darstellung und ca. 30 ähnliche Fragen.
    Dann wird die Linkarchitektur geplant.

    Ob CMS oder nicht kommt erst ziemlich zum Schluß, nachdem Vor/Nachteile aufgelistet wurden und der Kunde eine diesbezügliche Entscheidung trifft.

    Danach wird erst ein Entwurf der dazu passenden optische Erscheinung erstellt.

  6. 23. April 2011 at 17:21

    Irgendwie lässt mich der Artikel verwirrt zurück. Ich erkenne viele richtige Ansätze, aber eine strukturierte Hilfe zur Auswahl des geeigneten CMS finde ich nicht. Ich glaube auch, dass die geeignete Vorgehensweise bei einer Web-Visitenkarte einer One-Man-Show anders aussieht, als z.B. für ein Firmenportal eines international agierenden Konzerns.

    Ich verstehe z.B. die Aussage „Machen Sie eine Ist-Aufnahme“ nicht. Wozu? Oder ist hier vielleicht ein Anforderungskatalog gemeint?

    Wie sollen mir Fragen, wie „Wollen Sie über Ihr Projekt/Unternehmen umfänglich und mutimedial informieren?“ bei der Auswahl eines CMS helfen?

    Am Ende geht es dann bei der Anbieterauswahl um Themen wie Hosting und Datensicherung. Das muss den Laien ja noch mehr verwirren, da diese Aufgaben je nach vorgängiger Entscheidung vielleicht bei ihm selber liegen.

    Diese Dinge gehören also in die Fragenliste für die Aufnahme des Anforderungskataloges, etwa „Möchten Sie das CMS selber hosten?“, „Soll die Datensicherung als Service oder in Eigenleistung erfolgen?“.

    Als wirkliche Entscheidungshilfe benötigt man aus meiner Sicht also eine auf die Zielgruppe abgestimmte Liste an Fragen, aus der ein Anforderungskatalog erarbeitet wird – entweder eigenständig oder mit Hilfe eines erfahrenen Profis. Daraus können dann wiederum Empfehlungen für die Auswahl des richtigen CMS abgeleitet und Fragen drumherum beantwortet werden, wie z.B. ggf. benötigte Services (z.B. externes Hosting), Kriterien für Anbieter (z.B. Gewährleistungsumfang, Relevanz des Faktors „Vertrauen“) und letztendlich auch die Frage Open-Source-CMS, kommerzielles System, Serviceprovider oder eine Mischform.

    Entscheidend ist, dass eine solche Fragenliste möglichst komplett ist, denn wenn ich mich z.B. nicht frage „Soll mein Webauftritt mehrsprachig sein?“ oder „Brauche ich in meinem Autoren-Workflow eine Freigabestufe?“, dann kann ich bei der Entscheidung für ein Tool vollkommen daneben liegen. Und dann kommt das zum Tragen, was der Autor auch als Fazit schreibt: Mit der Entscheidung für ein CMS legt man sich fest und eine Fehlentscheidung kann viel Geld kosten.

  7. 17. Mai 2011 at 10:49

    Hallo Zusammen,
    als OpenSource CMS-Lösung möchte ich noch Drupal (drupal.org) empfehlen. Aus 2 einfachen Gründen: Flexibilität und Skalierbarkeit. Das System zeichnet sich in einem weiteren Punkt aus: eine funktionierende Community. In vielen großen Städten gibt es Treffen bei denen man gern Fragen loswerden kann. Auch Drupalcenter.de, als das deutsche Forum, bietet Hilfe.

    Viele Grüße
    Dirk Hermanns

  8. Stefan
    20. Mai 2011 at 18:46

    Ich möchte in diesem Zusammenhang noch meine Hand für das CMS REDAXO ins Feuer legen.

    Als Entwickler und Designer arbeite ich nun seit Jahren mit dieser OpenSource-Lösung und bin immer wieder erstaunt, wie flexibel, offen und verständlich dieses System ist. Der große Vorteil hier: Es gibt eine freundliche und agile deutschsprachige Community, das Projekt wird auch von einer hiesigen Agentur betreut, und gerade Designer setzen immer häufiger darauf.

    Auch die technischen Gründe sprechen für sich: Das System ist darauf ausgelegt, alle nur denkbaren Datenbankanwendungen zu realisieren. Blogs sind ebenso machbar wie Kataloge oder Shops. Und REDAXO muss sich nicht hinter bekannteren Lösungen wie etwa Typo3 verstecken – es ist ebenso skalierbar, und dabei userfreundlicher: Wer einmal in beiden Systemen einen Artikel angelegt oder eine Erweiterung programmiert hat, bleibt üblicherweise bei Redaxo.

    Viele Grüße und viel Spaß!

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