PR-Zen #1: Wecken Sie schlafende Kontakte

So gut wie kein Unternehmen macht genügend PR. (Meines eingeschlossen – die Sache mit dem Schuster und den Schuhen…) Damit meine ich nicht allein den gesamten Bereich der professionellen Dienstleistungen im Bereich Werbung und PR, die Sie hoffentlich ohnehin an Profis outgesourct haben. Sicherlich gibt es selbst dort noch Erhebliches, was Sie verbessern oder erweitern könnten. Alles eine Frage der Zeit und des Budgets. Schließlich braucht auch eine Agentur Input von und Zeit mit Ihnen, um Ihre PR gut zu erledigen. Einen Gutteil unserer Public Relations können wir darüber hinaus nur selbst erledigen, weil sie unmittelbar mit uns verknüpft sind. Oder glauben Sie, Ihre Geschäftskontakte wären sehr erfreut, wenn sie plötzlich von einer PR-Agentur angerufen würden?

Was also tun? Die Zahl der Möglichkeiten ist riesig. Genug ist es sowieso nie. In Aktionismus zu verfallen und tausend Dinge zugleich anzufangen, bewirkt erfahrungsgemäß eher das Gegenteil des Gewünschten. Daher habe ich mir so etwas wie eine PR-Aktion der Woche ausgedacht, die ich ab heute jeden Montag hier vorschlagen werde. Ich nenne das PR-Zen: eine einzige Maßnahme, die sich über die ganze Woche zieht und täglich nur wenig Zeit beansprucht. Wenn Sie sie fünf Arbeitstage lang konsequent durchziehen, werden Sie bereits deutliche Effekte bemerken. – Natürlich muss das nicht die aktuelle Woche sein, wenn es gerade nicht passt. Die Beiträge bleiben hier stehen. Wichtig: eine Aktion pro Woche, diese aber voll und ganz!

Ob Sie die jeweilige Aktion dann in den Kanon Ihrer regelmäßigen PR-Maßnahmen übernehmen, können Sie anhand des Erfolgs entscheiden. Und davon abhängig machen, wieviel Spaß sie Ihnen gemacht hat. Wie leicht sie Ihnen von der Hand geht. Wie einfach sie in Ihren Arbeitstag zu integrieren ist. Wie gut sie in Ihren Kommunikationsmix passt. (Übrigens, nur um das noch einmal deutlich zu sagen: Ihre laufende Werbung und PR sollen Sie deswegen natürlich nicht stoppen!)

Die erste Aktion ist eine derjenigen, die Sie nur selbst durchführen können: Rufen Sie „schlafende“ Kontakte an. Der Sinn liegt darin, das wertvolle Potenzial Ihres Netzwerkes besser zu nutzen und aus Namen in Ihrem Adressbuch wieder echte Kontakte zu machen. Am besten gehen Sie vor, wie folgt:

  • Nehmen Sie sich Ihr Adressbuch (oder zum Beispiel eine Kontaktliste aus einer Social-Media-Plattform) vor.
  • Verteilen Sie Punkte:
  • Kontakte, mit denen Sie regelmäßig sprechen, erhalten gar keinen Punkt.
  • Kontakte, mit denen Sie innerhalb der letzten zwei Wochen gesprochen (gemailt, geschrieben…) haben, erhalten einen Punkt.
  • Kontakte, mit denen Sie länger als vier Wochen nicht gesprochen haben, bekommen zwei Punkte.
  • Kontakte, mit denen Sie länger als drei Monate nicht gesprochen haben, bekommen drei Punkte.
  • Kontakte, mit denen Sie länger als sechs Monate nicht gesprochen haben, bekommen vier Punkte.
  • Kontakte, mit denen Sie länger als ein Jahr nicht gesprochen haben, bekommen fünf Punkte.
  • Beginnen Sie mit den Kontakten, die die höchste Punktzahl haben. Rufen Sie täglich einige von diesen an; diejenigen zuerst, die Ihnen persönlich am wichtigsten sind. Wieviel Zeit Sie pro Tag investieren, hängt von Ihrem Freiraum ab. Ich würde aber empfehlen, nicht mehr als eine halbe Stunde zu verwenden, damit die Aktion wirklich noch nebenbei läuft.
  • Bleiben Sie offen, was den Gesprächsverlauf angeht. Bringen Sie sich in Erinnerung. Fragen Sie, wie es Ihrem Gegenüber geht. Erzählen Sie Neuigkeiten von sich, wenn der andere dafür offen ist. Wichtig: Zuerst klären, ob der andere Zeit hat. Und: Mehr zuhören als erzählen! – Dies ist keine Akquiseaktion. Das Gespräch ist das Ziel. Finger weg von Produktwerbung oder dem Versuch, Aufträge an Land zu ziehen. Sollte Ihr Gegenüber allerdings freudig ausrufen: „Gut, dass Sie anrufen. Ich brauche gerade dringend zwei Wagenladungen Ihres Produktes!“ – dann brauchen Sie das natürlich nicht abzublocken.
  • Machen Sie sich einen Vermerk über das Gespräch und, wenn es ein Ergebnis, eine Verabredung zu weiterem Kontakt oder Ähnliches gibt: ebenfalls notieren. Idealerweise entsteht so auf Dauer eine gut gepflegte Kontaktdatei, beispielsweise in Excel, Access oder einem Open-Office-Tool. Denn vielleicht entscheiden Sie sich ja, solche Kontaktaufnahmen regelmäßig zu einem festen Termin einmal in der Woche oder im Monat zu wiederholen.
  • In jedem Fall werden diese Gespräche Folgen haben: Verabredungen, interessante Informationen und auf jeden Fall mittelfristig auch Aufträge – und zwar gerade, wenn Sie es in der Kontaktaufnahme nicht darauf anlegen!

    Wenn Sie Lust haben, teilen Sie Ihre Erfahrungen hier in den Kommentaren mit den anderen Bloglesern. Gespannt bin ich auch zu erfahren, wie Ihnen die Idee des PR-Zen allgemein gefällt.

      5 comments for “PR-Zen #1: Wecken Sie schlafende Kontakte

    1. 28. Juli 2009 at 13:50

      Tja, da könnte ich so den ein oder anderen Punkt vergeben!!!!

      Leichter fällt mir übrigens das Aufrechterhalten der Kontakte durch den Trick: In meinen Beratungen steckt sich der Kunde in der Regel Ziele, einige davon liegen auch weit in der Zukunft. Oft wünschen Kunden dann sogar, dass ich mich nach der Realisierung später erkundige. Wir setzen dann schon ein Termin fest, an dem ich ihm oder er mir z.B. eine Mail schreiben will.
      Dadurch, dass ich mir den Termin auch in meinen PC-Timer eintrage, denke ich auch im hektischen Tagesgeschäft daran, alte Kontakte zu pflegen.

      Übrigens nutze ich selbst als Kunde/ bzw. Patient dieses Mittel meinen inneren Schweinehund zu überwieden: Mein Zahnarzt schickt mir jedes halbe Jahr einen Erinnerungsbrief! … tja, und ich bin im sogar dankbar!

    2. 29. Juli 2009 at 18:49

      Hallo Frau Hoffmann,

      vielen Dank für diesen Denkanstoß. Ich denke man sollte des Öfteren seine Kontakte durchgehen – so kann man die vielen Freunde / Buddies auch aussortieren oder einfach kategorisieren. Zu dem letzten Punkt hätte ich dann in dem Zusammenhang mit der Kontaktpflege noch eine Frage.
      Kennen Sie ein gutes / sinnvolles System um seine Kontakte, z.B. in Xing oder Facebook zu taggen (mit Schlagworten zu versehen). Ich als Student habe nun viele Freunde (Kumpels) aber durch Praktika / Startup kommt man auch mit anderen Personen in Kontakt. Sollte man es einfach in „professional“ und „private“ einteilen oder auch weitere Kriterien dazu nehmen.
      Würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erfahrung oder Tipps hier preisgeben könnten 😉
      Wünsche noch eine schöne Woche

    3. Kerstin Hoffmann
      29. Juli 2009 at 19:37

      Hallo Herr Patz!

      Danke für das Feedback. Ich denke, wie detailliert man seine Kontakte taggt bzw. in Kategorien einteilt, hängt mehr von den individuellen Vorlieben ab als von objektiven Kriterien.

      Ich bin da persönlich kein so leuchtendes Beispiel. Theoretisch habe ich beispielsweise auch eine Datenbank, in der ich alle Kontakte mit allen Daten gespeichert habe und eigentlich auch jeweils immer eintragen will, wann wir zuletzt im persönlichen Austausch standen und worüber. Wenn man so etwas konsequent pflegt, ist das sicherlich die beste Methode.

      Ich pflege das aber fast nicht, weil ich einfach ein zu gutes Gedächtnis habe. Ich weiß bei allen persönlichen Kontakten angesichts jedes Namens gleich, woher ich ihn kenne und worüber wir uns zuletzt ausgetauscht haben. In meinem Verstand scheint für jede Person so eine Art Schublade oder ein Regalfach zu sein, in das ich nur hineinschauen muss. Das ist keine gute Motivation, um Kontaktdatenbanken konsequent zu pflegen. Und es sind viel subtilere Kategorien, als man je mit Tags festlegen könnte – nämlich im Grunde eine Kategorie pro Mensch, die dessen Namen trägt. 😉 Aber es gibt natürlich gewisse Dachkategorien.

      Die Unterscheidung zwischen privat und beruflich ist natürlich die erste und naheliegendste, wobei selbst das sich ja überschneiden kann. Sinnvolle Kategorien für mich wären darüber hinaus beispielsweise (wobei jeweils mehrere auf eine Person zutreffen lönnen):

      – bestehender Kunde
      – Interessent (hat schon Leistungen angefragt)
      – potenzieller Kunde (gehört zur Kernzielgruppe)
      – Kooperationspartner
      – potenzieller Kooperationspartner
      – bestehender Auftragnehmer
      – potenzieller Auftragnehmer (hat ein interessantes Angebot)
      – Seminarteilnehmer
      – Multiplikator/Empfehler
      – … und noch etliche weitere

      Meine Kontaktlisten gehe ich aber in der Tat regelmäßig durch und nehme dann auch persönlich Kontakt auf, wie oben beschrieben. Wenn ich längere Zeit von jemandem nicht gehört habe, fällt er mir nach einer Weile schon von selbst ein. Meine Kontakte scheinen zu einem großen Teil ähnlich gestrickt zu sein, denn auch ich bekomme viele solche Mails und Anrufe.

      Bei XING habe ich die Tags nur für Termineinladungen vergeben. Das macht es mir am einfachsten, bestimmte Leute zu bestimmten Anlässen einzuladen, ohne dass ich jedesmal die ganze Liste einzeln durchgehen muss. (Ich habe allerdings den Eindruck, dass manche Leute auf XING von dieser Funktion gar nicht wissen und daher immer alle ihre Kontakte einladen – ob die Einladung für diese passend ist oder nicht.)

      Ein- oder zweimal habe ich auch eine größere Anzahl von XING-Kontakten um ein Feedback zu einem bestimmten Thema gefragt. Das habe ich dann ebenfalls mit einem Stichwort vermerkt, damit ich nicht versehentlich denselben zweimal frage.

      Frage beantwortet?

    4. 1. September 2009 at 09:47

      Hallo und herzlichen Dank für die tollen Tipps.
      In der Tat hatte ich mir vorgenommen in dieser Woche die schlafenden Kontakte an zu schreiben oder an zu rufen…. welch eine schöne Motivation das gleich hier noch einmal bestätigt zu bekommen 🙂
      An dieser Stelle auch herzlichen Dank für all die Anregungen und „Anstupser“ sich regelmäßig um PR zu kümmern, es nimmt ja fast so viel Zeit in Anspruch wie die eigentliche Tätigkeit 🙂
      Also, ich freue mich schon auf den nächsten Newsletter und hoffe auch mal an einem Workshop teilnehmen zu können.
      Bis dahin, sonnige Grüße aus Bonn
      Karima Körting-Mahran

    Schreibe einen Kommentar

    Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *