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Blog-Workshop PR, Folge 14: Mythos Pressekonferenz II
Der Ablauf von Presseterminen
Mit den Vorbereitungen für Ihren Pressetermin haben wir uns in der vergangenen Woche ausführlich befasst: Was brauchen Sie? Was müssen Sie tun? Was sollten Sie lieber lassen?
Jetzt ist es so weit: Der Pressetermin steht unmittelbar bevor. Der Raum ist reserviert. Die Pressemappen liegen bereit. Die Anrufe in den Redaktionen haben ergeben, dass einige Journalisten zu Ihrem Pressetermin kommen werden. Wie läuft dieser ab?
Das hängt vom Anlass, vom Setting und vom Thema ab. Davon, wie viele Personen vor den Pressevertretern stehen. Ob es etwas zu besichtigen gibt, ob Sie einen Vortrag halten oder ob Sie etwas oder jemanden vorstellen. Einige allgemeine Sachen sollten Sie aber immer beachten.
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Informieren und moderieren
Journalisten haben wenig Zeit. Wenn sie zu spät kommen, haben sie meist ihren Grund. Beginnen Sie den Anwesenden zuliebe pünktlich und informieren Sie zu spät Gekommene nach dem offiziellen Teil. Bei einer Besichtigung oder einem Rundgang: Sorgen Sie dafür, dass jemand aus Ihrem Unternehmen am Eingang zurückbleibt, um Nachzügler in Empfang zu nehmen, mit einer Pressemappe zu versorgen und zur Gruppe zu bringen.
Vorher – nachher
Unterhalten Sie sich mit denen, die früher gekommen sind. Aber sagen Sie bitte noch nichts Inhaltliches, das Sie später vortragen wollen. Wenn Sie jeden einzeln informieren, wie es gerade kommt, brauchen Sie keinen gemeinsamen Pressetermin zu veranstalten. Ausnahme: Fotografen. Die haben oft extrem wenig Zeit. Für sie macht es keinen Sinn, einen langen Vortrag abzuwarten. Sollte also ein Fotograf früher erscheinen und das Fotomotiv schon bereit stehen: Tun Sie ihm den Gefallen und lassen Sie ihn sein Bild vorab machen. Radio- und Fernsehleute dagegen warten meist bis nach dem allgemeinen Teil, um sich dann in Ruhe den O-Ton zu holen.
Setting
Drei Vortragende, fünf Vertreter der Lokalpresse – bitte veranstalten Sie keinen Aufstand, als würden Sie vor laufender Kamera die Aufstellung der Nationalmannschaft bekanntgeben, mit Podium und Auditorium. Ein schlichter Besprechungstisch, um den sich alle herumsetzen, tut es auch.
Wenn Sie eine Ausstellung zeigen oder eine Führung veranstalten, können Sie Ihren Vortrag vorher und hinterher auch im Stehen in lockerer Anordnung halten. Sorgen Sie für Stehtische für die Kaffeetasse und den Schreibblock.
Getränke (siehe den Beitrag in der vorigen Woche) stellen Sie auf den Besprechungstisch oder auf einen Tisch am Rand des Raumes. Pressematerialien, Belegexemplare und dergleichen liegen vor den Plätzen oder auf einem separaten Tisch bereit. Wenn Sie wertvolle Bücher, Kataloge oder sonstige Thema-bezogene Dinge aushändigen, können Sie auch eine Liste führen, in die die Journalisten sich eintragen. Aber bitte keine Unterschrift von jedem für eine einfache Pressemappe!
Begrüßung und Vortrag
Halten Sie es auch hier bescheiden: Kein Grußwort wie von der Bundeskanzlerin. Da Sie die Pressevertreter in der Regel bereits bei der Ankunft einzeln begrüßt haben, kommen Sie zügig zum Thema. Schreiben Sie sich vorher auf, was Sie sagen wollen. Weisen Sie darauf hin, welche der gesagten Informationen – Namen, Daten, Fakten – in der Pressemappe zu finden sind und welche nicht.
Wenn Sie den Pressetermin mit mehreren Personen veranstalten, haben Sie vorher eine Art Skript geschrieben, in dem die Rollen stehen und wer wann womit zu Wort kommt. Sagen Sie gut geordnet das, was Sie später in den Berichten wiederfinden wollen. Denken Sie daran: Alles, was Sie jetzt äußern, ist für die Öffentlichkeit gedacht. Bitte keine Anmerkungen wie: “Das ist jetzt aber mal ins Unreine gesprochen.” oder “Das sage ich Ihnen jetzt im Vertrauen, aber bitte nicht veröffentlichen.”
Halten Sie Ihren Sprechteil kurz und prägnant. Anschließend stehen Sie für Fragen zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass jeder, der den Raum wieder verlässt, Ihre Kontaktdaten für Nachfragen hat.
Alles andere hängt sehr stark davon ab, was genau Sie wie zeigen oder vorstellen. Ohne diesen Einzelfall zu kennen, kann ich keine detaillierten Aussagen machen. Aber es gibt zwei Dinge, die sie niemals tun sollten.
Zwei Dinge: niemals
1. Sie wüssten gerne, wann der Beitrag erscheint oder gesendet wird. Das können Sie ja ruhig abschließend fragen, wenn Sie einen guten Draht zum Pressevertreter haben. Aber verlangen Sie bitte nicht, dass er Sie anruft oder Ihnen eine Mail schreibt, wenn es so weit ist – es sei denn, Sie haben wirklich einen sehr guten, langjährigen persönlichen Bezug zu ihm.
2. Sie sind unsicher, ob Sie das Richtige gesagt haben; ob man Sie richtig verstanden hat; ob die Journalisten das korrekt herüberbringen. Ja, das ist oft so. Wenn Sie damit nicht leben können, machen Sie besser keine Pressearbeit. Ansonsten müssen Sie es einfach gelegentlich aushalten, dass vielleicht falsche oder irrtümliche Informationen erscheinen. Wichtiges können Sie meistens richtig stellen. Unwichtiges vergisst sich schneller, als Sie denken. Aber verlangen Sie nie, wirklich nie, dass ein Journalist Ihnen einen Artikel vor der Veröffentlichung noch einmal vorlegt.
Das ist alles, was ich Ihnen für Ihren ersten Pressetermin mitgeben kann. Mit der Zeit werden Sie erfahren, was für Sie und Ihr Unternehmen am besten funktioniert. Wenn Sie unsicher sind, gilt auch hier wieder: Holen Sie sich einen Profi zu Hilfe.
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Wenn Sie den Workshop in Echtzeit mitmachen, haben Sie jetzt eine Woche Zeit bis zum nächsten Schritt. Viel Erfolg!
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- Merken Sie sich den Mittwoch vor. Am 12. November geht es hier weiter mit Folge 15: “Exklusiv oder nicht? – Pressegespräche, Interviews, Einzelkontakt”.
Hier finden Sie eine Übersicht über die bereits erschienenen Workshop-Beiträge.
„Aber verlangen Sie nie, wirklich nie, dass ein Journalist Ihnen einen Artikel vor der Veröffentlichung noch einmal vorlegt.“
Gilt es nur für Pressekonferenzen? Oder auch für Interviews und für den Fall, wenn man zu einem größeren Artikel einen Beitrag leistet?
Das gilt für Presseveröffentlichungen allgemein. Bei Interviews scheiden sich die Geister, und das wird unter Journalisten viel diskutiert. Viele lassen sie autorisieren; ein Recht darauf gibt es wohl nicht.
An eigenen Beiträgen hast du natürlich selbst das Copyright, und niemand darf sie ohne deine Erlaubnis verändern bzw. das ohne deine Freigabe veröffentlichen.
Ich bin keine Expertin in Sachen Presserecht, und das sind keine verbindlichen Auskünfte. Da gibt es Fachleute und Publikationen, um das zweifelsfrei zu klären.
Meine Empfehlungen kommen aus der Praxis im Umgang mit Journalisten. – Es gibt übrigens auch solche, die sogar freiwillig anbieten, Artikel nochmal vorzulegen. Das ist aber kein übliches, professionelles Vorgehen.
Als Ex-Tageszeitungs-Journalist möchte ich da natürlich auch meinen Senf dazugeben. Sie sollten wirklich nie eine Authorisierung verlangen, weil Sie damit gleich zwei Probleme schaffen:
1) signalisieren Sie dem Journalisten: “Ich vertraue dir nicht – zeig mir deshalb noch einmal, was du über mich schreibst!”
2) arbeiten Journalisten meist unter starkem Zeitdruck. Eine Authorisierung benötigt Zeit, die die meinsten Journalisten einfach nicht haben. Im Extremfall verzichten Sie dann lieber darauf, über Sie zu schreiben