Der große Social-Media-Check

Strategien für das Aufräumen und dauerhafte Ordnung in Ihren Social Accounts

- mit Tabelle zum Download -

Haben Sie einen genauen Überblick über alle Accounts Ihres Unternehmens im Web? Haben Sie einen Plan, was Sie wann wo für wen und wie oft posten wollen? Sind alle Ihre Daten auf dem neuesten Stand? – Mindestens einmal im Jahr ist es sinnvoll, sich ein paar grundlegende Gedanken über die eigene Vorgehensweise in Social Networks zu machen und eine Bestandsaufnahme vorzunehmen. Hier sind vier Strategien für das große Aufräumen zum Jahresbeginn.

Wir sprechen hier natürlich über Unternehmenskommunikation im Social Web. Persönliche Kommunikation ist ebenso selbstverständlich inbegriffen, soweit sie sich auf unternehmerisches Tun bezieht. Denn der Austausch in Social Networks besteht nun einmal zu einem großen Teil aus direktem Austausch zwischen echten Menschen.

Und: Eine “Einsteiger-Strategie” kommt hier bewusst nicht vor. Denn dazu gehört viel mehr als die Accounts in Ordnung zu bringen. Alle hier beschriebenen Vorgehensweisen basieren darauf, dass Sie bereits eine Social-Media-Strategie verfolgen, die in Ihr gesamtes Kommunikationskonzept eingebettet ist. Wie man die Kommunikation im Social Web solide plant und aufbaut, darüber habe ich an anderer Stelle schon oft und ausführlich geschrieben.

Jetzt geht es also darum, die eigene Strategie zu überprüfen, den großen Überblick zu gewinnen und dafür zu sorgen, dass dieser Überblick künftig jederzeit vorhanden ist. Dann werden Sie von selbst sehen, wo Handlungsbedarf ist.

Die Rundum-Strategie

Ausgangslage: Sie kommunizieren erfolgreich und umfassend in Social Networks. Sie haben zahlreiche Firmen-Accounts und eigene Seiten, etwa bei Facebook, Twitter, Google+. Zusätzlich nutzen Sie vielleicht Angebote wie Pinterest, haben einen YouTube-Kanal und bieten Ihren Zielgruppen interessante Links in Social-Bookmarking-Diensten an. Sie publizieren Präsentationen bei Pinterest und … ja, was eigentlich noch?

Das ist zu tun: Listen Sie alle Plattformen und Accounts auf, die Sie oder Ihr Unternehmen im Web haben. Vergleichen Sie die tatsächliche Vorgehensweise mit der ursprünglich geplanten Strategie. Stellen Sie sich dazu doch einmal die folgenden Fragen:

• Haben wir noch den Überblick über alle Accounts?
• Fahnden Sie gezielt nach Accounts, die Sie vielleicht einmal angelegt, aber nie wirklich genutzt haben.
• Sind alle Daten, Texte, Inhalte, Bilder, Links auf allen Plattformen aktuell?
• Prüfen Sie für jedes einzelne Angebot: Hat sich etwas an den Regularien, Funktionen, an der Bedienungsweise der einzelnen Plattformen geändert?
• Checken Sie zum Beispiel auch, welchen Apps Sie im Laufe der Zeit so alles Zugriff etwa auf Ihren Twitter- und Facebook-Account gestattet haben – und ob Sie das wirklich noch alles wollen.
• Stimmt die tatsächliche Vorgehensweise mit der Strategie überein, die wir insgesamt und für jeden einzelnen Account vorgesehen haben?
• Brauchen wir jeden dieser Accounts noch – oder sollten wir sie besser stilllegen? (Achtung: Wie man Accounts stilllegt, hängt von der jeweiligen Plattform ab. Geben Sie aber nicht vorschnell Nutzernamen auf, etwa Ihren Firmennamen, nur weil ein Angebot vorerst stillliegt.)

Verschaffen Sie sich den Überblick mittels der Tabelle. Wenn sich nach der gründlichen Prüfung zusätzlicher Handlungsbedarf ergibt: Gehen Sie beispielsweise vor, wie in der Aufbau-Strategie beschrieben. Für eine bessere Erfolgsmessung nutzen Sie die Kontroll-Strategie.

Die Häppchen-Strategie

Ausgangslage: Ihre Accounts in Social Networks sind gut sortiert. Vielleicht haben Sie einen Social-Media-Newsroom. Sie haben den Überblick und Ihre Workflows stimmen. Sie möchten aber in Details optimieren. Zum Beispiel die Informationsflüsse zu Ihrem Unternehmen hin besser kanalisieren und selektieren. Es kommt zu viel herein, das gar nicht mehr gesichtet werden kann. Andere Möglichkeit: Sie müssten eigentlich mal dringend gründlich aufräumen, aber es fehlt gerade die Zeit dazu.

Das ist zu tun: Gehen Sie es nach und nach an. Beispielsweise wie folgt:

• Tragen Sie für den Anfang die wichtigsten Accounts, die Sie täglich oder häufig nutzen, in die Tabelle ein.
• Immer dann, wenn Sie einen Newsletter, eine Nachricht oder sonst eine Information von einer selten genutzten Plattform erhalten, gehen Sie dorthin und checken die einzelnen Punkte aus der Tabelle.
• Fahnden Sie nach und nach – immer dann, wenn etwas Zeit ist – gezielt nach Accounts, die Sie vielleicht einmal angelegt, aber nie wirklich genutzt haben.
• Überprüfen Sie jeweils, ob sich etwas an den Regularien oder Funktionen geändert hat und bessern Sie ggf. nach.
• Prüfen Sie, ob hier geplante Strategie und tatsächliche Vorgehensweise noch übereinstimmen.
• Prüfen Sie, ob und wie Sie die einzelnen, selten genutzten Accounts noch brauchen. (Siehe dazu auch den Hinweis in der Rundum-Strategie.)

Regulieren Sie gegebenenfalls nach: Entweder, indem Sie die Strategie überarbeiten oder indem Sie die Vorgehensweise anpassen. Wenn Sie dann nach einiger Zeit den großen Überblick haben, überlegen Sie, ob Grundlegendes zu überarbeiten und neu zu planen ist.

Die Kontroll-Strategie

Ausgangslage: Sie sind gut und sortiert unterwegs, was den Informationsfluss nach außen und den Dialog mit Ihrer Community angeht. Was Ihnen fehlt, ist eine solide Erfolgsmessung. Nur auf dieser Basis können Sie Ihre Resonanz messen.

Das ist zu tun: Bringen Sie Ordnung in Ihre Social Accounts, wie in den vorhergehenden Strategien empfohlen. Etablieren Sie anschließend ein professionelles Monitoring. Für den Anfang sollten auf jeden Fall Google Alerts zu Ihrem Unternehmen, den Namen der wichtigsten Protagonisten und relevanter Stichworte. Monitoring ist ein komplexes Thema, das man nicht in einem kurzen Beitrag abhandeln kann. Lassen Sie sich professionell unterstützen.

Eine gute Übersicht über kostenlose Social-Media-Monitoring-Tools finden Sie hier auf Slideshare. Als weiterführende Lektüre empfehle ich beispielsweise das Buch “Social Media Marketingerfolg messen und analysieren“* von Martin Friedrich.

Die Ausbau-Strategie

Ausgangslage: Sie sind bereits als Unternehmen oder als Freiberufler in ausgewählten Social Networks präsent. Die haben Sie gut im Griff. Vielleicht haben Sie mit den zuvor beschriebenen Strategien noch etwas aufgeräumt. Jetzt wollen Sie sich weitere Angebote erschließen.

Das ist zu tun: Um den Ausbau Ihrer Präsenzen auf eine solide Basis zu stellen und gleich Ordnung zu schaffen und zu behalten, könnten Sie folgendermaßen vorgehen.

• Checken und reservieren Sie (wenn noch nicht geschehen), Ihren (Benutzer-/Firmen-) Namen auf den wichtigsten Plattformen. Dabei helfen zum Beispiel NameChk und KnowEm.* Welche Plattformen die für Sie wichtigen sind, kann natürlich nur eine ausführliche Social-Web-Strategie zeigen.
• Setzen Sie Prioritäten. Welches sind die Haupt-Kommunikations-Kanäle? Mit welchen wollen Sie beginnen? Welche später ausbauen?
• Legen Sie fest, wer für Ihr Unternehmen wo und wann und was sagen darf – und in welcher Form.
• Entwerfen Sie differenziertere Workflows. Welche Inhalte posten Sie wann und wie oft welchen Plattformen? Wer interagiert und überwacht? Wer reagiert im Krisenfall?
• Arbeiten Sie sich gründlicher in alle Funktionen der einzelnen Angebote ein und bauen Sie die Accounts gezielt aus. Wenn Ihre XING-Kontakte bisher nicht verschlagwortet sind, könnten Sie das jetzt tun. Sie könnten Twitter-Listen anlegen. Oder die gestalterischen und funktionalen Möglichkeiten Ihrer Facebook-Seite stärken nutzen. Denken Sie – abhängig von Ihrer Strategie – über Premium-Accounts, Facebook-Anzeigen und über eine stärkere Vernetzung zwischen Website/Blog und Social Networks nach.
• Schreiben Sie Redaktionspläne. Eine beispielhafte Vorlage finden Sie hier.**
• Etablieren Sie, wenn noch nicht geschehen, ein sinnvolles Monitoring. Siehe unter “Kontroll-Strategie”. Wenn Sie bereits eines haben, bauen Sie es weiter aus, so dass die Ergebnisse aussagekräftiger werden und beim weiteren Ausbau gezielt nutzbar sind.

Die Tabelle für den Gesamtüberblick – kostenlos zum Download

Für den schnellen und gründlichen Überblick über alle Social Accounts habe ich eine Tabelle angelegt, die ich Ihnen zu Verfügung stelle. Sie finden sie unten unter diesem Beitrag. Mit Klick auf diesen Link oder auf das Bild können Sie sie direkt als Excel-File im Format .xlsx herunterladen. Hier finden Sie sie alternativ im Format OpenDocument-Kalkulationstabelle.

Der Download öffnet sich jeweils direkt, ohne Anmeldung oder Registrierung.

Ganz gleich, welche der beschriebenen Strategien Sie verfolgen: Mit dieser Tabelle können Sie sich sowohl auf einen Schlag als auch nach und nach den Überblick verschaffen. Anschließend dient sie Ihnen kontinuierlich dazu, stets alle Daten und Account für alle Beteiligten auf dem neuesten Stand zu halten.

Interaktive Tools (in der Cloud)

Natürlich ist eine solche Tabelle im Grunde sehr “old school” und kann nur der Anfang sein. Gerade wenn Sie im Team Ihre Social Networks betreuen, brauchen Sie leistungsfähige, interaktive Tools dafür. Aber auch wenn Sie Ihre Accounts selbst und allein managen, sollten Sie über solche Möglichkeiten zumindest nachdenken. Ein Beispiel für ein solches Angebot ist Netvibes.Hier können Sie auch mit der kostenfreien Basis-Lösung ein öffentliches und ein zugangsgeschütztes Dashboard anlegen. Sie können Monitoring-Tools direkt einbauen. Sie können auf weiteren Tabs Stichwortsuchen einrichten, und als Feedreader ist Netvibes auch gut geeignet.

Ein eigener Social-Media-Newsroom ist übrigens ein guter Anfang, vorausgesetzt, Sie haben genug Neuigkeiten dafür. Er ersetzt aber nicht die interne Übersicht mit zusätzlichen Informationen.

Google Drive ist eine weitere Möglichkeit, beispielsweise eine solche Tabelle in der Cloud zu speichern und gemeinsam mit anderen zu bearbeiten. Dropbox, das inzwischen auch Angebote für Teams vorhält, ist ebenfalls eine gute Option, Tabellen wie die hier vorliegende, Dokumente und Übersichten in einem gemeinsamen Ordner zu speichern und zu bearbeiten.

An dieser Stelle geht es nur darum, die Möglichkeiten einmal anzureißen. Deswegen möchte ich Sie jetzt dazu ermutigen, sich wirklich auf Ihre Social Accounts selbst zu konzentrieren und dafür die Werkzeuge einzusetzen, die Ihnen besonders liegen. Mit Zusammenarbeit in Intranet und Cloud werden wir uns hier im Blog demnächst noch einmal ausführlicher befassen.

Erwartete weitere Ergebnisse

Die Arbeit mit den verschiedenen Strategien wird Ihnen mehr zeigen als nur den Überblick über Ihre Accounts. Sie werden beispielsweise feststellen …

• ob Sie Ihr gesamtes Kommunikationskonzept ganz oder in Teilen überarbeiten sollten.
• ob Handlungsbedarf bezüglich der Zeitplanung und der Aufgabenverteilung besteht.
• ob Sie einzelne Accounts ausbauen, ergänzen oder auch zurückfahren wollen.
• ob Sie Ihre Budgets neu verteilen oder anders kalkulieren sollten.
• ob vielleicht die Überarbeitung von Inhalten und Botschaften zeigt, dass ganz grundlegende – eventuell auch unternehmerische – Änderungen anstehen.

Das alles ist eine Frage der Arbeit an der Gesamtkommunikation. Anregungen dazu, wie man diese plant, finden Sie hier im “PR-Doktor” reichlich. Wenn Sie kein Kommunikationsprofi sind, empfehle ich zumindest punktuell professionelle Unterstützung.

Haben Sie dazu Fragen? Bitte nutzen Sie die Kommentarfunktion!

Vorankündigung: Morgen erhalten Sie den kompletten Beitrag mit allen Links und der Tabelle als E-Book zum Download.

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Dr. Kerstin Hoffmann

*Danke an André, Wibke und Marcus und die anderen für die Hilfe beim Wiederfinden.

*Danke an Renate Eck für den Tipp.

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Dieser Beitrag erschien am 16. Januar 2013 um 06:52 in Social Media. Sie können alle Kommentare zu diesem Beitrag abonnieren über den RSS 2.0-Feed.