{"id":14816,"date":"2016-09-10T08:00:06","date_gmt":"2016-09-10T06:00:06","guid":{"rendered":"https:\/\/www.kerstin-hoffmann.de\/pr-doktor\/?p=14816"},"modified":"2022-03-31T17:25:17","modified_gmt":"2022-03-31T15:25:17","slug":"e-mail-kollaboration-interne-kommunikation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.kerstin-hoffmann.de\/pr-doktor\/e-mail-kollaboration-interne-kommunikation\/","title":{"rendered":"Zusammenarbeit im Team: Auswege aus der E-Mail-Falle"},"content":{"rendered":"

Warum sich E-Mails nicht als Kollaborationstool in Unternehmen eignen<\/h3>\n
\"E-Mail

E-Mail als Kollaborationstool? Besser nicht, meint Tim Mik\u0161a. In diesem Gastbeitrag zeigt er Auswege aus dem „Mail Jail“, der E-Mail-Falle.<\/p><\/div>\n

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Kennen Sie das auch aus dem Job, diese E-Mails mit ellenlangem „RE: RE: AW: RE: AW: AW: RE: RE: RE:“-Betreff? Bei denen irgendwann immer einer aus dem Verteiler herausf\u00e4llt und, unbemerkt von den anderen, nichts mehr mitbekommt? Oder jemand anders irgendwann weiter im Verlauf eine pers\u00f6nliche Nachricht findet, die f\u00fcr niemand anderen als den direkten Empf\u00e4nger gedacht war? E-Mails werden immer noch h\u00e4ufig als das Medium zur internen Abstimmung in Unternehmen eingesetzt. Dabei gibt es l\u00e4ngst viel bessere, effizientere und sicherere L\u00f6sungen.<\/em><\/p>\n

Doch wenn Unternehmen digitale (Kommunikations-) Strategien entwickeln, sind sie meistens voll und ganz auf die Au\u00dfenwirkung fokussiert. Dabei muss man sich h\u00e4ufig zun\u00e4chst die internen Strukturen anschauen: Wie funktioniert die Abstimmung? Wer ist zust\u00e4ndig f\u00fcr was? Wie k\u00f6nnen wir Contentsilos aufbrechen, um gemeinsam die Ressourcen wirkungsvoller zu nutzen? – Solche Fragen sind also ganz zwangsl\u00e4ufig Teil meiner Beratungspraxis. Doch f\u00fcr die Umsetzung in gr\u00f6\u00dferen Firmen braucht man Spezialwissen. Tim Mik\u0161a ist ein Spezialist f\u00fcr interne Kommunikation und Kollaboration. In diesem Beitrag f\u00fchrt er aus, warum E-Mails als Kollaborationstool nicht geeignet sind und was Unternehmen tun k\u00f6nnen, um der E-Mail-Falle zu entfliehen. –<\/em> Kerstin Hoffmann<\/em><\/p>\n

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Gastbeitrag von Tim Mik\u0161a<\/strong><\/p>\n

\u201eE-Mail gut?\u201c oder \u201eE-Mail schlecht?\u201c: In regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden polarisiert dieses Thema in den Medien und in sozialen Netzwerken die verschiedenen Parteien. Mal ist es getrieben von der Zero-E-Mail-Front und mal durch unbeholfenen Unternehmensaktionismus wie beispielsweise letztens von Daimler: Das Tool \u201eMail on Holiday\u201c erm\u00f6glicht Mitarbeitenden des Autoherstellers, individuell zu entscheiden, ob eingehende E-Mails w\u00e4hrend ihrer Abwesenheit gel\u00f6scht werden. Ziel des Tools soll es sein, den Einzelnen vor Stress durch die E-Mail-Flut bei seiner R\u00fcckkehr zu sch\u00fctzen. Man kann nur erahnen, welchen Stress und Arbeit es f\u00fcr die Kollegen bedeutet, die \u2013 falls sie vorher nicht wussten, ob das Tool beim entsprechenden Kollegen aktiviert ist \u2013 als Antwort lediglich die Information erhalten, dass ihre Mail gel\u00f6scht wurde.<\/p>\n

Man mag davon halten was man will. Klar ist, dass die E-Mail in erster Linie eben einfach ein Medium ist. Ein Medium, das sich f\u00fcr manche Anwendungsf\u00e4lle besser eignet als f\u00fcr andere. Eine Pauschalverurteilung hilft da wenig weiter, schon allein deswegen, weil das Werkzeug global akzeptiert und genutzt wird.<\/p>\n

Betrachten wir die E-Mail jedoch mal durch die Kollaborationsbrille. Wie geeignet ist die Technologie beispielsweise f\u00fcr standort\u00fcbergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation?<\/p>\n

E-Mail-Kollaboration ist ein Zeitfresser<\/h3>\n

Bevor eine E-Mail mit dem Zweck der Zusammenarbeit versendet wird, muss sich der Verfassende folgende Fragen stellen: An wen schreibe ich die E-Mail? Was will ich eigentlich erreichen? Welchen Ton lege ich an den Tag? Wen setze ich in CC und wen lieber in BCC? Habe ich das soeben bearbeitete Dokument wieder eingecheckt? Soll ich einen Link zum Dokument im DMS mitschicken oder lieber als Anhang?<\/p>\n

Langer Text, unklare Aussagen und viele offene Fragen: Den Empf\u00e4ngern juckt es schon in den Fingern, einfach mit \u201etl;dr\u201c (too long; didn\u2019t read) zu antworten. Dann noch eine Datei, an deren Namen \u201cExtrakopie\u201d angef\u00fcgt ist. Au\u00dferdem wurde ein Kollege vergessen; er war wohl noch nicht im Verteiler. Und schon befinden wir uns in der klassischen Situation, die man E-Mail-Kollaboration nennt. Zugespitzt k\u00f6nnte man sie auch \u201cMikrokosmos Mail-Management\u201d nennen.<\/p>\n

Es geht nicht mehr ums eigentliche Ziel, die gemeinsame Arbeit an einem Projekt, sondern um das m\u00f6glichst effiziente Abarbeiten von E-Mails. Dabei wird dann gerne hingenommen, dass wichtige Informationen und damit Wissen in Postf\u00e4chern stecken bleiben und nicht mit dem ganzen Unternehmen kommuniziert werden. Auch f\u00fcr kreative Prozesse ist E-Mail ungeeignet. Es gibt zielf\u00fchrendere Wege als Diskussionen per \u201eAW: AW: AW: AW: AW: AW: \u2026\u201c!<\/p>\n

E-Mail als Aufgabenverteilungs- und Erpressungstool<\/h3>\n

Die E-Mail hat die Geschwindigkeit der schriftlichen Kommunikation im Unternehmen drastisch erh\u00f6ht. Ohne viel Aufwand k\u00f6nnen Mails weitergeleitet werden. Nur selten wird dabei daran gedacht, den Empf\u00e4nger dar\u00fcber zu informieren, ob der Inhalt nur zur Kenntnis zu nehmen ist oder ob es sich hierbei um die Weitergabe einer Aufgabe handelt. Unklarheit und Chaos sind programmiert.<\/p>\n

Nicht selten ist in Besprechungen zu h\u00f6ren: \u201eWie, das Thema wurde noch nicht angegangen? Das habe ich Ihnen allen doch per Mail weitergeleitet!\u201c Und als \u201eBeweis\u201c wird diese gleich nochmal versendet, selbstverst\u00e4ndlich mit einer noch l\u00e4ngeren Empf\u00e4ngerliste. Jemand wird sich schon angesprochen f\u00fchlen, oder auch nicht.<\/p>\n

Komfortzone Outlook<\/h3>\n

Da E-Mail in den meisten Unternehmen das Standard-Tool f\u00fcr Kommunikation ist, wird es vom Gro\u00dfteil der Mitarbeitenden akzeptiert. Es l\u00e4sst sich beobachten, dass viele Menschen t\u00e4glich als erstes ihr E-Mail-Programm \u00f6ffnen, denn \u201eda findet schlie\u00dflich die Arbeit statt!\u201c Und ver\u00fcbeln kann man das Verhalten nicht. Das bedeutet aber auch, dass es schwierig ist aus dieser Art zu arbeiten auszubrechen.<\/p>\n

Es gibt viele Hersteller von Kollaborationssoftware, die E-Mail Digests der t\u00e4glichen Aktivit\u00e4ten in die Postf\u00e4cher schicken. Das sorgt immerhin daf\u00fcr, dass die hartn\u00e4ckigen E-Mail-Fans nicht vom Informationsstrom abgeschnitten werden. Andererseits untermauert das schnell den Status Quo gem\u00e4\u00df der Meinung \u201eWenn ich doch alles per E-Mail bekomme, muss ich mich doch nicht extra noch auf einer Plattform anmelden!\u201c<\/p>\n

Vorbereitung f\u00fcr den Ausbruch aus dem „Mail Jail“<\/h3>\n

Was k\u00f6nnen Unternehmen tun, damit der Ausbruch aus der Kollaboration per E-Mail gelingt? Ein paar Anregungen aus der Praxis:<\/p>\n

1. Aufkl\u00e4ren und Hilfestellungen f\u00fcr den Umgang mit E-Mails geben, z.B.<\/p>\n