Abonnieren
Blog-Workshop PR, Folge 16: Eintritt frei!
Was Journalisten auf Ihren Veranstaltungen erwarten
Manche Dinge scheinen PR-Leuten und Presse-Erfahrenen so selbstverständlich, dass nie jemand explizit darüber spricht. Ich habe aber festgestellt, dass einige Dinge gar nicht immer so klar sind. Typisches Beispiel: Umgang mit Journalisten bei Veranstaltungen:
Galas, Empfänge, Abendveranstaltungen, Ausstellungen, Vorstellungen, Auftritte, Jubiläumsfeiern… Die Liste der Möglichkeiten ist lang. Im Wesentlichen gibt es zwei Kategorien:
Erstens solche Veranstaltungen, die um ihrer selbst willen stattfinden und meistens – im weiteren oder engeren Sinne – Gewinn erzielen sollen. Dazu gehören Theaterstücke, Zirkusvorstellungen, Kunstausstellungen oder Konzerte.
Zweitens solche, die einen bestimmten Anlass haben: ein Jubiläum zu feiern, ein Produkt auf den Markt zu bringen, potenzielle Kunden in ein Unternehmen zu holen und dergleichen. Vom Setting können Veranstaltungen der zweiten Kategorie denen der ersten sehr ähnlich sein. Ihr Ziel ist aber ein anderes.
Die Berichterstattung über ein Konzert, ein Theaterstück oder eine Ausstellung soll Zuschauer bringen, einen Künstler bekannter machen oder Bilder verkaufen. Die Gala zum Jubiläum und die Presseberichte darüber sollen für das Unternehmen werben und zu dessen Image beitragen. Entsprechend unterschiedlich sehen auch die Materialien aus, die die Veranstaltung begleiten.
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
Materialien zum Event
Kritiker kaufen keine Programmhefte. Stellen Sie den Pressevertretern alles zur Verfügung, was sie für die Berichterstattung brauchen: Programm, Katalog, Rezensionsexemplare… Das ist kein Luxus oder ein großzügiges Geschenk, das sind Arbeitsunterlagen.
Eintrittskarten
Eigentlich selbstverständlich: Journalisten haben freien Eintritt zu allen Veranstaltungen, über die sie berichten. Üblich ist eine zweite Karte für eine Begleitperson. Natürlich können Sie das sehr engmaschig kontrollieren und beispielsweise Belege dafür verlangen, dass der Redakteur tatsächlich über die Vorstellung schreiben wird. Bedenken Sie aber bitte auch, dass etwa ein Theaterkritiker viele Stücke anschauen muss, um sie ein Bild zu machen. Dass er nicht über alle schreiben wird. Dass er manchmal erst spontan entscheidet, ob etwas ins Blatt oder das Sendeformat passt oder nicht.
Die meisten Museen und Ausstellungen und viele Theater lassen Pressevertreter mit Presseausweis ohne weitere Absichtserklärung kostenlos ein. Eine gewisse gesunde Skepsis ist bei allen Arten selbst gebastelter Nachweise und sogenannter Presseausweise irgendwelcher Organisationen geboten. Andererseits verfügen gerade in der Lokalberichterstattung freie Mitarbeiter oft über nicht mehr als eine ausgedruckte Bescheinigung mit der Unterschrift des Redaktionsleiters. Wie wollen Sie das letztgültig überprüfen?
Je penibler Sie prüfen und selektieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie dabei schnell auch mal jemanden verärgern, der Ihnen bisher wohl gesonnen war. Ich rate dazu, das eher großzügig zu handhaben und lieber einmal zu viel als einmal zu wenig Freikarten auszugeben. Auch das ist, wie so oft in der Pressearbeit, zu großen Teilen eine Sache des Gespürs, des Einzelfalls und der Erfahrung.
Platzwahl
Journalisten bekommen meistens die besten Plätze, oft gleichwertig mit den Ehrengästen. Das hat seinen Grund: Schließlich sollen sie die Veranstaltung möglichst gut und aus der bestmöglichen Perspektive sehen. Gibt es keine nummerierten Plätze, reservieren Sie welche, zum Beispiel mit einem Zettel “Presse” auf dem Sitz – in den vorderen Reihen oder dort, wo man besonders gut sieht. Sind die Stühle nummeriert, halten Sie ebensolche Plätze frei.
Bewirtung
Laden Sie Pressevertreter zu einem Bankett, einem Essen oder einer anderen Veranstaltung mit Bewirtung ein, wird gemeinhin erwartet, dass Sie das Essen bezahlen; gegebenenfalls auch für die Begleitperson. Haben Sie beispielsweise eine Veranstaltung in einer Gaststätte, sollten Sie zumindest ein, zwei Getränke spendieren. Wenn alle rundherum essen, sollte der Pressevertreter nicht zuschauen müssen. Am besten sagen Sie bereits in der Einladung oder spätestens bei der Begrüßung, wozu Sie einladen. Sie können ja auch Verzehrbons ausgeben.
Noch Fragen? Im Zweifelsfall helfen Offenheit und die Flucht nach vorne. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie doch einfach diejenigen, die sich mit so etwas am besten auskennen. Weil sie schon viele Veranstaltungen dieser Art besucht haben und wissen, was üblich ist: die Journalisten selbst.
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
Wenn Sie den Workshop in Echtzeit mitmachen, haben Sie jetzt eine Woche Zeit bis zum nächsten Schritt. Viel Erfolg!
- Teilen Sie mit den anderen Teilnehmern, was Sie herausgefunden haben. Schreiben Sie einen Kommentar zu diesem Beitrag.
- Empfehlen Sie den Blog-Workshop anderen, die das auch interessieren könnte.
- Merken Sie sich den Mittwoch vor. Am 26. November geht es hier weiter mit Folge 17.
Hier finden Sie eine Übersicht über die bereits erschienenen Workshop-Beiträge.
Danke!
Ich bin zwar nur eine Freie Mitarbeiterin bei einer mehr oder minder provinziellen Lokalzeitung – aber in mir kocht es, wenn es heißt: “Bitte nur die ersten 10 Minuten Fotos machen, nur von der Seite und ohne Blitz. Einen Platz haben wir nicht reserviert, nein” . Oder wenn man da drei Stunden lang beim Verein für Feuerbestattung sitzt (willkürliches Beispiel!) und nicht mal ein Glas Wasser angeboten kriegt. Ich bin nicht verwöhnt, aber ich habe mehr Lust, einen (netten) Artikel zu schreiben, wenn man mir nett begegnet ist, und ich nicht das Gefühl bekomme, ICH sei hier derjenige, der etwas will. Danke für die aufklärenden Worte also. 
PS: Ganz ganz große Klasse: NAMENSLISTEN!!! Wer redet wann? Wie heißen die wichtigen Gäste usw. Es ist sooo nervig, nach einer Veranstaltung irgendeinen Verantwortlichen ausfindig zu machen, um ihn nach den Vornamen der Geehrten (usw.) zu fragen.
Vielen Dank für die Ergänzung! Sehr hilfreiche Hinweise.