Blog-Workshop PR, Folge 13: Mythos Pressekonferenz

So wird Ihr Pressetermin erfolgreich

Heute ist der Tag, um mit dem Mythos Pressekonferenz aufzuräumen. Es ist nämlich erstaunlich, welche Vorstellungen und Ideen da in vielen Köpfen herumschwirren. Die meisten Menschen kennen Pressekonferenzen aus dem Fernsehen: ein Heer von Kameraleuten, jede Menge Mikros, Horden von Journalisten. Vorne am Tisch angespannte Politiker oder sonstige öffentliche Personen, die sich in einer Krise oder einer anderen wichtigen Angelegenheit gegen die Fragen der Reporter mehr oder weniger gut verteidigen.

Andere dagegen denken bei dem Thema vielleicht eher an Glamour, große Auftritte, ein üppiges Büffett, Champagner und dergleichen. Neulich habe ich eine Gruppe von jungen Leuten gefragt, was man wohl vor allem für eine Pressekonferenz braucht. Die erste Antwort: “Geschenke für die Journalisten.” – Nun ja, nicht ganz. Wenn Sie einen einfachen, gut organisierten Pressetermin planen, vergessen Sie das alles am besten. Das Wichtigste, was Sie brauchen, ist ein tragfähiger Anlass, für den die Journalisten tatsächlich kommen. Das Nächstwichtige sind verwertbar aufbereitete Informationen. Das Dritte ist gute Vorbereitung und Organisation.

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Pressetermine vorbereiten und organisieren

Ich benutze bewusst nicht den Begriff ‘Pressekonferenz’. Wir gucken uns hier Anlässe an, wie sie ein kleineres Unternehmen oder ein Freiberufler haben. Wenn Sie wirklich eine große Veranstaltung dieser Art von überregionaler Bedeutung zum ersten Mal machen wollen: Holen Sie sich bitte auf jeden Fall einen Profi zur Unterstützung. Versuchen Sie es gar nicht erst allein. Eine misslungene Pressemitteilung ist schon schlimm. Eine Pressekonferenz, die daneben geht, kann sehr großen Schaden mit Langzeitwirkung anrichten.

Wie der organisatorische Ablauf vor einer Pressekonferenz aussieht, habe ich hier am Beispiel Tag der Offenen Tür schon einmal erklärt. Heute gehe ich auf wichtige Einzelheiten bei der Vorbereitung ein.

1. Anlass

Wann ‘trägt’ ein Thema für einen Pressetermin? Wann schreiben Sie besser nur eine Pressemitteilung? Das ist pauschal schwierig zu beantworten. Das können Sie am besten selbst einschätzen – im Zweifel, indem Sie einfach jemand Verlässlichen aus Ihren Pressekontakten fragen.

• Wenn Sie als Firma ein bahnbrechendes Produkt entwickelt haben: guter Anlass.
• Wenn Sie irgendetwas vorweisen oder veranstalten, das einzigartig oder besonders oder besonders originell ist: gute Chance, dass die Journalisten kommen.
• Wenn vor Ort etwas zu sehen ist – ein größeres Projekt, eine Ausstellung, ein neuer Bau: gute Aussichten.

Wenn Sie keinen Profi zu Hilfe nehmen wollen, lernen Sie mit der Zeit nach dem Prinzip Versuch und Irrtum, was ‘trägt’ und was nicht. Ich rate dennoch dazu, die ersten Termine auch bei kleineren lokalen Anlässen nicht ganz allein zu organisieren. Wenn Sie es einmal geschafft haben, zwei oder drei Redaktionsvertreter mit verheißungsvollen Sprüchen zu sich zu locken, und dann bloß einen neuen Teppichboden in den Büroräumen präsentiert haben – werden die vermutlich kein zweites Mal kommen, selbst wenn es dann wirklich interessant wäre.

2. Einladung

Die Einladung zum Pressetermin sollte eine bis anderthalb Wochen vorher in den Redaktionen sein. Wenn Sie bisher das Kapitel über Presseverteiler und Kontakte noch nicht gelesen haben, sollten Sie es jetzt tun.

• Die Einladung reißt das Thema an und beschreibt in kurzen, präzisen Worten, warum der Termin für die Journalisten interessant ist.
• Hier steht in der Regel auch, wer von Ihrer Seite in welcher Funktion teilnehmen wird.
• Sagen Sie, ob es etwas zu sehen und zu fotografieren gibt. Wenn das im Vordergrund steht, laden Sie gegebenenfalls ausdrücklich statt zu einem Pressetermin zu einem Fototermin ein.
• Gestalten Sie die Einladung übersichtlich, so dass Ort und Zeit gut erkennbar sind.
• Geben Sie einen Pressekontakt für Nachfragen an.

3. Nachfassen

Ein bis zwei Tage vor dem Termin können Sie noch einmal in den Redaktionen anrufen, ob die Einladung angekommen ist und sie planen, einen Journalisten zu schicken. Auch hier lautet, wie immer bei allen Pressekontakten, das oberste Gebot: Nicht nerven! Wägen Sie ab, ob Sie wirklich alle anrufen wollen – oder nur einige ausgewählte, gute Kontakte. Schicken Sie nicht der FAZ eine Einladung für eine Ausstellung mit Schülern der örtlichen Realschule – und fragen dann allen Ernstes in Frankfurt nach, ob ein Pressevertreter kommt. Es sei denn, die Aktion wäre wirklich Deutschland-weit einzigartig.

4. Informationen und Materialien

Wie eine Pressemappe aussieht, habe ich hier beschrieben. Für den Pressetermin bringen Sie sie auf den aktuellen Stand und bestücken Sie sie mit allen aktuellen Informationen und Bildern. Halten Sie genügend Exemplare bereit. (Was immer ‘genügend’ sein mag… Wenn Sie sich nicht von einer Agentur oder einem Berater unterstützen lassen: Nach ein paar Presseterminen bekommen Sie ein Gefühl dafür. Besser zu viele als zu wenige Mappen vorhalten.)

Wenn Sie eine Ausstellung vorstellen, bekommt natürlich jeder Journalist einen Katalog, falls vorhanden. Das Gleiche gilt für Bücher, Geschäftsberichter oder, sagen wir, niedrigpreisige Konsumartikel. Darüber hinaus brauchen Sie keine Geschenke oder Ähnliches zu vergeben. Seriöse Journalisten werden Sie damit sogar eher befremden, weil dies als Versuch einer kleinen Bestechung ausgelegt werden kann.

Auch große Unternehmen, die beispielsweise Computer oder sonstiges technisches Equipment herstellen, geben zwar Testgeräte heraus. Meistens werden diese aber nach dem Test wieder zurückgegeben.

5. Setting

Wenn etwas zu zeigen ist, bereiten Sie den Termin am Ort des Geschehens vor – in der Ausstellung, dem neuen Gebäude, dem innovativen Betriebskindergarten. Stellen Sie ein paar Stehtische hin, auf denen die Pressevertreter schreiben und eine Kaffeetasse abstellen können.

Gibt es etwas vorzutragen, sollen Personen befragt werden oder besteht Ihr Pressetermin aus einer Präsentation, dann findet sie natürlich in einem Besprechungsraum statt.

Oder Sie starten im Besprechungsraum mit einer Einführung, gehen dann gemeinsam durch die neue Fabrikationshalle und kehren anschließend für Fragen an den Besprechungstisch zurück.

6. Bewirtung

Kaffee, alkoholfreie Kaltgetränke und ein paar Kekse reichen aus. Lediglich, wenn der Pressetermin unbedingt über Mittag stattfinden muss – wovon ich eher abrate -, ist es nett, zumindest ein paar Schnittchen zu servieren. Journalisten haben aber meist nicht viel Zeit. Sie sind mehr daran interessiert, zügig und gebündelt alle Informationen zu bekommen, als gemütlich Nahrung und Getränke aufzunehmen.

Damit sind Ihre Vorbereitungen für den Pressetermin weitgehend abgeschlossen. In der nächsten Folge befassen wir uns damit, wie er abläuft – Aufbau, Redezeiten, Dauer, Fragen…

Tags: PK, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Pressearbeit, Pressekonferenz, Pressetermine