Verteiler und Pressekontakte
Sie wollen eine Pressemitteilung über Ihr Unternehmen und Ihr Produkt veröffentlichen. Das ist Ihr gutes Recht! Zeitungen sind zur Berichterstattung verpflichtet. Gehen Sie vor, wie folgt:
1. Schreiben Sie einen Pressetext, in dem möglichst oft Ihr Firmenname vorkommt (am besten fett und in Großbuchstaben). Heben sie die Produktvorteile möglichst werblich hervor. Schließlich sollen die Leser Ihre Kunden werden. Ein aktueller Bezug oder ein konkreter Anlass für den Bericht ist nicht erforderlich. Sie brauchen den Text auch nicht Korrektur zu lesen. Dafür sind die Redakteure da.
2. Besorgen Sie sich die Mailadressen aller in Frage kommenden Redaktionen. Kopieren Sie sie in das Adressfeld einer Mail, so dass alle Empfänger den offenen Verteiler sehen können.
3. Schreiben Sie in das Betreff-Feld schlicht “Pressemitteilung”. Weitere Informationen oder einen Bezug auf den Inhalt der Mitteilung können Sie weglassen.
4. Teilen Sie den Redakteuren mit, wann Sie den Text in der Zeitung haben wollen. Weisen Sie darauf hin, dass Kürzungen nicht erwünscht sind. Fordern Sie dazu auf, Sie anzurufen, sobald der Artikel erschienen ist und verlangen Sie die unaufgeforderte Zusendung eines Beleg-Exemplares. Ergänzen Sie großzügig, dass der Abdruck des Textes und des Bildes honorarfrei ist.
5. Falls Sie das Foto nicht ohnehin in das Word-Dokument mit der Pressemitteilung einfügen, sollte die angehängte Bilddatei mindestens vier Megabyte groß sein.
6. Wenn die Pressemitteilung wider Erwarten nicht am gewünschten Termin erscheint, rufen Sie in der Redaktion an und lassen Sie sich direkt mit dem Chefredakteur verbinden. Zeigen Sie deutlich, dass Sie verärgert sind und verlangen Sie die sofortige Veröffentlichung. Lassen Sie durchblicken, dass Sie gute Kontakte zum Verleger haben. Weisen Sie zudem darauf hin, dass Sie ansonsten nie wieder eine Anzeige schalten werden.
7. Schicken Sie mindestens eine Pressemitteilung pro Woche los. Je mehr Sie schicken, desto öfter erscheint Ihr Unternehmen in der Zeitung.
Sie lachen? (Hoffe ich zumindest!) Dann haben Sie noch nie in einer Redaktion gearbeitet. Das habe ich alles schon erlebt, einzeln oder alles zusammen, und meine Kolleginnen und Kollegen in den Redaktionen werden Ihnen das gerne bestätigen.
Die obigen Handlungsanweisungen sind natürlich Beispiele dafür, wie Sie es nicht machen sollten. Scherz beiseite: Wie kommen denn nun Ihre Pressemitteilungen in die Medien?
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Pressekontakte und Verteiler
Erfolgreiche, langfristige Pressearbeit funktioniert nur mit sorgfältig aufgebauten, guten Kontakten. Dazu gehört ein qualifizierter Verteiler ebenso wie das Wissen um bestimmte Spielregeln. Wie gute Pressetexte aufgebaut sind, schauen wir uns in der kommenden Woche an. In der übernächsten Folge geht es dann um Form und Gestaltung von Pressemitteilungen. Heute befassen wir uns mit dem Verteiler und der Pressearbeit aus Sicht der Redakteure.
Natürlich richtet sich ein Pressetext in erster Linie an Ihre potenziellen Kunden. Wenn Sie möchten, dass er veröffentlicht wird, sollten Sie aber zunächst vor allem an die Bedürfnisse und Anforderungen des Redakteurs und des jeweiligen Mediums denken.
- Was ist für die jeweilige Publikation thematisch interessant?
- In welchem Stil muss es geschrieben sein?
- In welches Ressort passt es?
- Welche Länge ist angemessen?
- Welches Interesse könnte eine Redakteurin oder ein Redakteur haben, Ihren Pressetext zu veröffentlichen?
Um das herauszufinden, gibt es zwei Methoden:
1. Die Publikationen über einen längeren Zeitraum sorgfältig lesen.
2. Die Redaktionen fragen.
Letzteres sollten Sie umsichtig planen. Mein oberstes Gebot bei allen Pressekontakten ist schlicht: “Nicht nerven!” Begreifen Sie die Redakteure als Kunden und gehen Sie entsprechend mit ihnen um. Das meiste davon ist Fingerspitzen-Gefühl, aber es gibt einige allgemeine Regeln.
So erarbeiten Sie sich einen Verteiler:
- Erstellen Sie eine Liste von Medien, Publikationen und freien Journalisten, die für Sie interessant sind. Nehmen Sie auch Multiplikatoren und Geschäftspartner mit auf.
- Nutzen Sie Verzeichnisse wie den Stamm oder den Zimpel. Wenn Sie viel Pressearbeit machen, lohnt sich die Anschaffung. Ansonsten finden Sie sie in größeren Bibliotheken, in der Regel als Papierausgaben
- Legen Sie sich für jede Publikation/Redaktion/Kontakt eine Karteikarte an. (Früher hatte ich das auf Papier. Inzwischen gibt es großartige Programme dafür. Ein simples Excel-Sheet reicht aber völlig aus.)
- Rufen Sie in den Redaktionen und Redaktionsbüros an, stellen Sie sich kurz mit Ihrem Anliegen vor und lassen Sie sich die Namen der Redakteure geben, die für Ihr Thema oder Ihre Themenbereich zuständig sind. Fragen Sie kurz wichtige Informationen ab: Wann sind Anrufe günstig, wann ungünstig (etwa wegen Redaktionskonferenzen)? Sind Pressemitteilungen als Word-Anhang gewünscht, als Text in der Mail – oder in welcher Form sonst? Gibt es (Themen-) Wünsche oder Vorgaben?
- Notieren Sie alle Details und alle Kontaktdaten auf der Karteikarte. Ergänzen Sie dort nach jedem Kontakt weitere Informationen. Schreiben Sie auf, wann Sie wem was geschickt haben, wann Sie worüber gesprochen haben usw.
- Sortieren Sie die Kontakte danach, wie wichtig sie für Ihre Pressearbeit sind. Für ein lokal operierendes Unternehmen kann ein Anzeigenblatt wichtiger sein als die Frankfurter Allgemeine oder der Spiegel.
- Bilden Sie Unterverteiler für verschiedene Anlässe: ein Produktlaunch ist vielleicht überregional interessant, die Erweiterung des Firmengeländes, ein Tag der offenen Tür oder ein Mitarbeiterjubiläum lediglich lokal.
So werden Sie mit der Zeit und mit wachsenden Pressekontakten einen wirklich wertvollen Verteiler haben, der jeweils auf dem aktuellsten Stand ist. Und den Sie für jeden Anlass sofort einsetzen können.
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Das Wichtigste aber: Bleiben Sie mit den Journalisten in gutem Kontakt. Jeder Redakteur und jeder freie Autor freut sich über wirklich gute Themen, über die zu schreiben es sich lohnt. Aber denken Sie dabei an sein Interesse, nicht primär an Ihr eigenes. Überlegen Sie, was für ihn spannend und lohnend ist.
Und: Bitte keine verdeckten Vorhaben, sondern offene Kommunikation. Wenn Sie ein Thema für eine Veröffentlichung anbieten, dann tun Sie das. Aber laden Sie nicht Presseleute zu irgendwas ein oder führen längliche Gespräche mit ihnen, um dann irgendwann mit dem eigentlichen Zweck herauszurücken.
Ich habe gerade noch letztens von einer flüchtigen Bekannten eine ausführliche Mail mit vielen netten Grüßen hier und da, Erkundigungen nach meinem Befinden und fröhlichem Bericht von neuesten Projekten bekommen – und mich wirklich gewundert. Warum schreibt sie mir? Warum interessiert sie sich plötzlich so für mich? Die Auflösung des Rätsels kam ganz am Schluss, in einem beiläufigen Nachsatz: “Hast du noch Kontakte zur Zeitung? Ist doch sicherlich auch eine gute und interesante Sache, sowas mal zu bringen!”Wie würde Karlsson vom Dach sagen: “Man merkt die Absicht und ist verstimmt!”
Wenn Sie den Workshop in Echtzeit mitmachen, haben Sie jetzt eine Woche Zeit bis zum nächsten Schritt. Viel Erfolg!
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- Empfehlen Sie den Blog-Workshop anderen, die das auch interessieren könnte.
- Merken Sie sich den Mittwoch vor. Am 15. Oktober geht es hier weiter mit Folge 11: “So liest man Sie gern – gute Texte für Ihre Pressearbeit “.
Hier finden Sie eine Übersicht über die bereits erschienenen Workshop-Beiträge.
mit genuß und belehrung gelesen
allerdings hätte ich die folge 11 gleich heute brauchen können… egal, ich versuch’s mal selbst und schau mir dann nächste woche an, ob ich es richtig gemacht habe.
Sehr gutes Blog. Das meiste kann ich aus eigener journalistischer Erfahrung von der anderen Seite des Schreibtischs aus bestätigen – allerdings würde ich mich freuen, wenn all die Leute, die einfach mal so bei uns in der Redaktion anrufen, um zu erfahren, wer für was zuständig ist, statt dessen erst mal einen Blick in das Impressum werfen würden, das genau diese Fragen detailliert beantwortet. Das zu unterlassen, wirkt ziemlich unprofessionell. Auch beliebt: Zeitfresser-Anrufe wie “Wir wollen unseren Presseverteiler aktualisieren.” “Was haben Sie denn für spannende Themen?” “Äh, aktuell haben wir nichts, aber wir wollen halt mal unseren Presseverteiler aktualisieren. Mailen Sie uns bitte mal Ihre Kontaktdaten?” Klar. Ich habe mich hier eh gerade gelangweilt und bin für jede Abwechslung dankbar.
Hallo Frau Hoffmann!
Ich habe Ihren Workshop in meinem Blog empfohlen (und einen Trackback auf diese Folge geschickt, ist aber offenbar nicht angekommen).
Dafür habe ich ein Foto aus Ihrem Blog kopiert (das karierte Papier mit dem Schriftzug PR-Workshop), ich hoffe, das passt für Sie. (muss ja fragen, wegen Copyright…)
Beste Grüße,
Karin Janner
[...] in Vorbereitung. Die erste Folge (Einleitung) gab es am 6. August, heute (8.Oktober) erschien die 10. Folge “Mein Kunde, der Redakteur”. Hier geht`s zur Übersicht der erschienenen und geplanten [...]
Vor einigen Jahren habe ich als Assistentin in einer Redaktion gearbeitet und die info@-Mailbox behandelt. Punkte 1,3,5,7 kann ich nur bestätigen.
[...]Nicht nur die Käufer haben Erwartungen gegenüber uns. Wer PR betreibt, soll die Journalisten als Kunden betrachten. In diesem Thema gibt das aktuelle Teil des Blog Workshops in Storyboard Tipps. [...]
Dieser Eintrag wurde als „Artikel des Tages für Multiprojecter” nominiert. Hier kannst du bis 09.10.2008. 23:59 die anderen Kandidaten besichtigen und für deinen Lieblingsartikel stimmen. Wir würden uns freuen, deine Meinung zu hören.
Danke für die guten Kommentare.
@Karin Janner: Natürlich, gerne!
@Maren: Super, vielen Dank für die Ergänzung aus Redakteurssicht. Ja, das kann man nicht deutlich genug sagen, dass es sinnvoll ist, erstmal alle Informationen zu nutzen, die die Website der Redaktion hergibt.