Blog-Workshop PR, Folge 9: Wer? Was? Wann? Wo?

Jahres- und Detailplanung

In der kommenden Woche sind Sie mit einem Stand auf einer Messe? Nächsten Donnerstag launchen Sie ein neues Produkt? Freitag in zwei Wochen haben Sie eine interessante Veranstaltung? – Dazu keine Pressearbeit zu machen, wäre buchstäblich verschwendetes Geld. Aber zu den Messevorbereitungen, dem Produktlaunch oder den Veranstaltungs-Planungen auch das noch stemmen? Fast unmöglich, selbst wenn Sie eine erfahrene Agentur oder einen PR-Berater an Ihrer Seite haben.

Gute PR wirkt langfristig, und ebenso langfristig sollten Sie sie planen und vorbereiten. Umso leichter lassen sich dann auch spontan aktuelle Aktionen einschieben.

Über die Länge der Zeit für die Vorausplanung streiten sich die Experten. Einige sagen: anderthalb Jahre. Das ist übrigens ziemlich genau die Zeit, nach der sich laut Lehrbuch messbar und dauerhaft der Erfolg einer kontinuierlichen Pressearbeit erweist. Dass diese Theorie stimmt, habe ich in der Praxis zu oft gesehen, als dass es ein Zufall sein könnte.

Ich halte aber einen Planungszeitraum von einem Jahr für völlig ausreichend – und habe im übrigen auch oft erlebt, dass man bereits in diesem Zeitraum gute Erfolge haben kann, wenn man sich mit der PR wirklich ausrichtet. Man kann also das Lehrbuchschema ‘überholen’. Wichtig ist es, flexibel zu bleiben und über das Jahr immer wieder zu prüfen, ob die Übersicht noch aktuell ist, ob etwas wegfällt oder etwas anderes hinzukommen soll.

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Die Jahresübersicht

Natürlich werden Sie die PR für diese Anlässe mit der gesamten Kommunikation – interne Mitteilungen, Werbung, Website-Änderungen – vernetzen. Hier wollen wir uns die Pressearbeit näher anschauen. In Ihren Jahresplan für die PR gehören alle wichtigen Ereignisse, die in irgendeiner Form presserelevant sind. Ich teile sie in fünf Kategorien auf:

1. Interne Termine

Dazu gehören Projekte, Produkt-Launches, Mitarbeiter-Jubiläen oder der Start eines Ausbildungsjahrgangs. Ebenso Kundenveranstaltungen, Kooperationen, Neuerungen im Betrieb oder Veranstaltungen für die Mitarbeiter. Preisverleihungen.

2. Öffentliche Termine

Messen, an denen Sie teilnehmen. Kongresse. Tag der Offenen Tür. Ausstellungen. Veranstaltungen.

3. Branchentermine

Das kann man sehr weit fassen. Ein Branchentermin ist ein Termin oder eine Zeit im Jahr, in der Sie beispielsweise gut Servicethemen unterbringen können. Für einen Steuerberater wäre es beispielsweise ein bestimmter Abgabetermin. Für einen Rechtsanwalt ein Stichtag, an dem sich gesetzlich etwas ändert. Für einen Arzt oder Heilpraktiker kann es sogar der Beginn einer Jahreszeit sein, der Anlass zu einem Ratgeber-Artikel gibt: “Wie komme ich gesund durch den Winter?” oder “Fit in den Frühling”. Ein Reiseveranstalter wird rechtzeitig vor den Ferien etwas zu Reisezielen sagen, ein Automobilclub etwas zur Gewässerqualität oder der Sicherheit von Autobahntunneln, ein Jurist etwas zum Reiserecht.

4. Störende Termine

Ferienzeiten. Großveranstaltungen. Andere Veranstaltungen für Ihre Zielgruppe.

5. Themenarme Zeiten

Wenn Sie einen großen Bericht über ein zeitloses Thema unterbringen wollen, sind Ferienzeiten ideal, in denen die Redakteure oft verzweifelt auf der Suche nach Themen sind. Ebenfalls gut: Sie können vor oder kurz nach Feiertagen wie Weihnachten und Ostern ein Thema anbieten, das dazu passt. Insofern können Ferien für den einen Termin stören, für die andere Geschichte genau die richtige Zeit sein.

PR über das Jahr verteilen

Sie sehen also, wie eng die PR-Planung mit der Planung der Ereignisse selbst zusammenhängt. Wenn Sie über das Jahr drei oder vier Anlässe für Pressearbeit haben, ist es nicht sinnvoll, wenn diese alle innerhalb eines kurzen Zeitraumes stattfinden.

Wenn es eben geht, richten Sie nicht nur die PR nach den Anlässen aus, sondern überlegen Sie, ob Sie Ihre Unternehmensplanung wenigstens teilweise daran orientieren können, wie Sie sie besonders Öffentlichkeits-wirksam präsentieren.

Das wird sicherlich nicht immer gehen, und keinesfalls sollten Ihre innerbetrieblichen Abläufe darunter leiden. Aber wenn Sie beispielsweise ein Museum oder eine Galerie leiten, können Sie Eröffnungstermine und Präsentationen zeitlich entzerren. Ein Produktlaunch kann vielleicht einmal eine Woche später stattfinden. Der Tag der Offenen Tür sollte sorgfältig auf andere Veranstaltungen – sowohl firmenintern als auch im Umfeld – abgestimmt sein.

Einzelplanung

Wenn Sie die Jahresplanung erstellt haben, können Sie die Materialien für die einzelnen Anlässe bereits weitestgehend vorbereiten. Die Basis-Pressemappe haben Sie ja schon. Ergänzen Sie sie jeweils um den aktuellen Text, die Fotos und die weiteren Informationen. Kurz vorher überarbeiten Sie das, fügen Aktuelles ein und geben den letzten Schliff. Auch Ihre PR-Agentur oder Ihr Texter ist froh, wenn sie oder er nicht alles am allerletzten Tag auf einmal machen muss.

• 8 Wochen vorher: Programm steht; Termin für Pressekonferenz steht
• 6 Wochen vorher: Mitteilungen für Tageskalender (Monatspublikationen)
• 4 Wochen vorher: Pressemappe und Presseverteiler liegen vor
• 3 Wochen vorher: alle Materialien sind gedruckt, Einladungen verteilt
• 1 Woche vor Pressekonferenz: Presse einladen; Wochenpresse vorab bedienen
• 2 Tage vor Pressekonferenz: Presse nachtelefonieren, ob sie zur PK kommt
• 2 – 5 Tage vor dem Tag der Offenen Tür: Pressekonferenz findet statt
• Tag der Pressekonferenz: Pressemitteilung an alle Redaktionen, die nicht da waren
• Tag der Pressekonferenz: Einladung an alle Redaktionen zum Tag selbst
• Tag der Offenen Tür: Pressemappen für Journalisten/Fotografen bereithalten
• Woche danach: Nachbereitung, Pressespiegel > für weitere Maßnahmen nutzen!

Schlagwörter: Blog-Workshop, Einzelplanung, Jahresplanung

Dieser Beitrag ist erschienen am1. Oktober 2008 um 07:30 in Blog-Workshop. Sie können die Kommentare über den RSS 2.0-Feed abonnieren.