Blog-Workshop PR, Folge 8: Die Essenz in drei Sätzen

Imagetexte und Pressemappe

Da in letzter Zeit einige Anfragen zu den Terminen des Workshops kamen, vorweg noch einmal deutlich: Sie brauchen ihn nicht zu einer bestimmten Zeit zu machen. Sie müssen nicht am Mittwoch um halb acht am Computer sitzen, wenn die jeweils aktuelle Folge erscheint. Sie sind weder an den Tag noch an bestimmte Zeiten gebunden. Die Beiträge bleiben auf der Website, und Sie können jederzeit von Anfang an einsteigen, in Ihrem Tempo weiterlesen, mitmachen oder sich das heraussuchen, was für Sie besonders wichtig ist. Auch die Kommentarfunktion bleibt zu jedem Beitrag geöffnet, so dass Sie immer nachfragen und kommentieren können.

Jetzt aber zur Basis-Pressemappe. Das ist keine reale Mappe, die Sie in dieser Form irgendwann irgendwem überreichen. Sie besteht aus Materialien, die Sie jederzeit für Anfragen und Aktionen parat haben und individuell zusammenstellen und ergänzen. Die erforderlichen Informationen haben Sie bereits in der vergangenen Woche gesammelt. Jetzt geht es darum, sie aufzubereiten und in Texte umzusetzen.

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Die Mappe zusammenstellen

Wenn Sie oft umfangreichere Presseaktionen machen oder viel auf Messen und Veranstaltungen auftreten, können Sie eine Mappe gestalten lassen, die in das Corporate Design Ihres Unternehmens passt. Die nutzen Sie dann auch für Angebote, Schriftsätze an Multiplikatoren, wichtige Kunden und dergleichen. Das muss aber nicht unbedingt sein.

Presseinformationen werden häufig nur digital verschickt oder auf CD ausgegeben, auf der dann auch gleich die Fotos gespeichert sind. Auch wenn Sie ausgedruckte Informationen ausgeben: Liefern Sie die Texte noch einmal digital mit, damit sie keiner abtippen muss.

Für die Ausdrucke brauchen Sie vor allem gut gestaltete Formulare mit Ihrem Firmenlogo, in die Sie die Pressetexte einsetzen. Sie können Presseinformationen als PDF versenden. Auch auf der CD zur Pressekonferenz können sie – mit den jeweils dazu ausgewählten Fotos – in dieser Dateiform vorliegen. Schöner sieht das aus, besonders zweckmäßig ist das nicht. Presseleute können mehr mit direkt verarbeitbaren Texten anfangen. Achten Sie aber dann bitte darauf, dass die Datei klein bleibt. Sprich: Keine eingesetzten großen Grafiken oder Fotos enthält. Hier ist weniger Gestaltung ausnahmsweise absolut ratsam.

Fotos und tabellarische Informationen

Neben der Fotosammlung, aus der Sie individuell für den Anlass auswählen, gehört in die Basis-Pressemappe Ihre tabellarische Unternehmensgeschichte. Bei Freiberuflern: der Werdegang, bezogen auf Ihr jetziges Angebot. Was das bedeutet? Alles, was an Ausbildung sinnvoll zu Ihrem USP und Ihrem Image gehört, kann dort hinein. Es ist aber kein kompletter Lebenslauf. Wenn Sie jetzt Heilpraktiker sind und früher in einer Metzgerei gearbeitet haben, können Sie das getrost vernachlässigen. Wohlgemerkt: Sie verschweigen es nicht, aber Sie setzen es zumindest nicht aktiv zur Imagebildung ein.

Wenn Sie ein Geschäft, eine Einrichtung mit Publikumsverkehr, ein Museum haben, gehören in die Pressemappe alle wichtigen Daten wie Anfahrt, Öffnungszeiten, besondere Angebote und dergleichen, ebenfalls in tabellarischer Form. Ebenfalls enthält die Mappe den zuständigen Ansprechpartner für die Presse sowie ggf. weitere Ansprechpartner. Wenn Sie in letzter Zeit viele Veröffentlichungen in der Presse hatten, kann die Pressemappe zudem einen Auszug aus Ihrem Pressespiegel enthalten. Imagebroschüren und Produktinformationen können optional hinzukommen.

Jetzt das Wichtigste: der Imagetext

Das Wichtigste für Ihre Pressearbeit ist aber der allgemeine Imagetext. Dieser Text enthält die wichtigen Punkte aus den tabellarischen Übersichten. Er porträtiert das Unternehmen, beschreibt das Angebot und lässt USP und Kundennutzen auf den ersten Blick erkennen. Aber: Er ist kein Werbetext.

Daher ist dies der Punkt, an dem ich Ihnen erstmals wirklich und eindringlich empfehle, sich professionelle Unterstützung zu holen, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, ob Sie das selbst hinkriegen. Auf kaum etwas reagieren Journalisten so allergisch, wie auf plakative Werbetexte. Daher soll der Pressetext sachlich und darstellend sein. Wie gut er dennoch Image und Kundennutzen transportiert und eine positive Stimmung erzeugt – das hängt von den Fähigkeiten des Schreibers ab. Hier sollten Sie wirklich eine Investition nicht scheuen, denn das ist der zentrale Text, den Sie immer wieder brauchen werden.

Drei Fassungen: Lang, kurz und sehr kurz

Idealerweise liegt der Imagetext in drei Längen vor: Erstens das ausführliche Unternehmensporträt. Umfang etwa eine Normseite. Zweitens eine Kurzform – etwa eine Drittelseite -, die Sie in andere Texte einbauen können, etwa bei aktuellen Anlässen wie Produktvorstellungen, Veranstaltungen oder Aktionen. Drittens die Essenz in maximal drei Sätzen, besser noch: in einem. Der überall und in allen Presseveröffentlichungen auftaucht und das Image Ihres Unternehmens transportiert. Er sagt kurz und knapp, wer Sie sind, was Sie machen und wo der Firmensitz ist.

Gut vorbereitet: Es kann losgehen

Wenn Sie alle diese Materialien gut aufbereitet zusammen haben, können Sie auf jede plötzliche Presseanfrage schnell und flexibel reagieren. Sie brauchen das vorliegende Material lediglich um die aktuell gewünschten Informationen zu ergänzen und ggf. die Fotos auszuwählen, die gerade benötigt werden. Auch für die Vorbereitung von Pressekonferenzen, Präsentationen, Messeauftritten oder Veranstaltungen ist eine gute vorbereitete Pressemappe schon die halbe Miete.

Vorneweg steht jeweils der aktuelle Text, die aktuelle Pressemitteilung. In diesen ist zumindest die Kurzfassung des Imagetextes eingebaut. Oft bleibt es bei dieser einen Mitteilung. Wenn Sie regelmäßig einen Presseverteiler bedienen, schicken Sie bloß nicht jedesmal alles mit!

Nur für größere Aktionen oder Erstkontakte wird die Mappe umfangreicher. Dann folgt hinter dem aktuellen der allgemeine Imagetext. Dann kommen die weiteren Informationen. Beiliegend die CD mit den Texten und den Fotos. Möglichst noch ein Ausdruck der beigelegten Bilder für einen schnellen Überblick.

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Jetzt haben Sie die Grundlagen, um Ihre Pressearbeit konkret anzugehen. Mit der Jahresplanung und der Planung einzelner Aktionen befassen wir uns kommenden Mittwoch.

Wenn Sie den Workshop in Echtzeit mitmachen, haben Sie jetzt eine Woche Zeit, um Material zu sammeln. Viel Erfolg!

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Hier finden Sie eine Übersicht über die bereits erschienenen Workshop-Beiträge.

Tags: Basis-Pressemappe, Blog-Workshop PR, Imagetexte

Veröffentlicht am 24.September 2008 in der Kategorie Blog-Workshop PR. Alle Kommentare zu diesem Beitrag verfolgen: RSS 2.0 feed.